Aufbau und Ablauf des Workflows
Der beim On-Boarding verwendete Beispiel-Workflow Einstellung setzt sich aus verschiedenen Prozessschritten zusammen.
Schritte davor
Die unter Schritte davor eingestellten Prozessschritte beinhalten Aufgaben, die vor dem Eintritt des Mitarbeiter, d. h. vor Erreichen des auf dem Register Felder angegebenen Einstellungsdatums, zu bearbeiten sind. Nach Abschluss der Bearbeitung und Erreichen des angegebenen Einstellungsdatums wird der Workflow automatisch mit den unter Schritte danach eingestellten Prozessschritten fortgesetzt.
Nach Aktivieren des Workflows wird im unteren Bereich der Detailansicht der komplette Workflow-Ablauf angezeigt.
Im Workflow Einstellung werden Mappen parallel versendet, d. h. die Empfänger, der Personalsachbearbeiter und James Talib, erhalten die jeweilige Mappe gleichzeitig. Die Mappe wird hierbei in die Ordner Eingang und Aufgabe der Empfänger gestellt und kann aus diesen Ordnern heraus zur Bearbeitung geöffnet werden. Bearbeitet einer der Empfänger die Mappe, wird diese automatisch für den anderen Empfänger gesperrt. Nach Abschluss der Bearbeitung und Fortsetzung des Workflows wird die Mappe wieder freigegeben und kann von dem jeweils anderen Empfänger bearbeitet werden. Der in diesem Fall letzte Bearbeiter beendet den ersten Teil des Workflows, der die Schritte vor Erreichen des Einstellungsdatums beinhaltet.
Workflow-Schritt "Arbeitsvertrag"
Die Aufgabe Arbeitsvertrag erstellen ist dem Personalsachbearbeiter zugewiesen, der die Mappe aus seinem Eingangskorb oder seinen Aufgaben per Mausklick zur Bearbeitung öffnen kann.
Unterhalb der Registerauswahl wird die Aufgabe dieses Workflow-Schritts eingeblendet. Ist diese erledigt, kann der Workflow über die Schaltfläche Weiterleiten fortgesetzt werden.
Der Status der Mappe wird hierbei entsprechend auf Weitergeleitet umgesetzt. Zudem wird die Mappe aus den Ordnern Eingang und Aufgabe des Personalsachbearbeiters entfernt und in die entsprechenden Ordner des nächsten Empfängers, James Talib, gestellt.
Workflow-Schritte "Benutzer anlegen" und "Laptop bestellen"
James Talib ist Adressat der beiden Workflow-Schritte Benutzer anlegen und Laptop bestellen und erhält die Mappe somit zweimal. Nach Erledigung einer der Aufgabe und Fortsetzung des Workflows über die Schaltfläche Weiterleiten kann die letzte Aufgabe bearbeitet werden. Über die Schaltfläche Weiterleiten wird der erste Teil des Workflows anschließend beendet.
Schritte danach
Nach Erreichen des angegebenen Einstellungsdatums wird der unter Zeitpunkt eingestellte Status davor automatisch auf danach umgesetzt und der Workflow mit dem unter Schritte danach definierten Workflow-Schritt fortgesetzt.
Workflow-Schritt "Anmeldung Seminare"
Adressat dieses letzten Workflow-Schritts ist der zuständige Bereichsleiter. Nach Erledigung der Aufgabe Anmeldung für Pflichtseminare beendet dieser den Workflow über die Schaltfläche Weiterleiten.