Dokumente der Personalakte
Mitarbeiterdokumente
Über die Outbar Personalakte > Dokumente haben Sie Zugriff auf die Dokumente (Dokumentmappen) aller Mitarbeiter sowie die Möglichkeit, neue Dokumentmappen zu erstellen. Im Navigationsbereich wird oberhalb der Outbars der entsprechende Ordnerbaum eingeblendet, der die festgelegte Beleghierarchie (Aktenplan) abbildet. Im Ordner der obersten Hierarchieebene, Dokumente, sind alle verfügbaren Dokumentmappen enthalten, in den belegartspezifischen Unterordnern lediglich die jeweils entsprechenden Mappen.
Durch Auswahl eines Ordners werden alle der Belegart entsprechenden Dokumentmappen in der Listenansicht angezeigt.
In der Listenansicht informiert ein Ampelsystem über den Status, d. h. die Gültigkeit bzw. das Ablaufdatum, von Dokumenten (s. u.).
Durch Klicken auf die Spaltenüberschriften lässt sich die Listenansicht flexibel sortieren.
Suche und Anzeige von Mappen
In der Funktionsleiste über der Listenansicht haben Sie Zugriff auf die Schnellsuche von EASY HR, über die sich die Liste der Dokumentmappen durchsuchen lässt.
Neue Mappe erstellen
Auf Ebene der belegartspezifischen Unterordner besteht die Möglichkeit, Mappen zu erstellen, in denen Dokumente, wie Urlaubsanträge, Belege etc., abgelegt und verwaltet werden können. Die Mappen in den unterschiedlichen Ordnern sind identisch aufgebaut.
Nach Auswahl des Ordners lässt sich aus der Listenansicht heraus über die Schaltfläche Erstellen eine neue Mappe öffnen.
Beim Öffnen wird der Bearbeitungsmodus aktiviert, so dass Sie direkt mit der Dateneingabe beginnen können. Auf den verschiedenen Registern können nun die entsprechende Angaben vorgenommen werden.
Erfolgt das Erstellen der Mappe aus dem mitarbeiterspezifischen Dokumentenbaum heraus, werden in den Feldern für die Mitarbeiterangaben automatisch die entsprechenden Einträgen aus der Personalakte voreingestellt.
Aufbau der Mappen
Durch Anklicken einer Dokumentmappe in der Listenansicht wird die zugehörige Mappe in der Detailansicht geöffnet. Das Öffnen der Mappe erfolgt direkt mit der Dokumentanzeige, d. h. mit dem ausgewählten Register Dokument.
Bei der Dokumentanzeige werden unterhalb der Registerauswahl die Felder des Registers Felder eingeblendet, so dass alle Inhalte der Mappe eingesehen werden können. Durch Anklicken des Symbols 
im Feld Mitarbeiter können Sie direkt in die zugehörige Personalmappe wechseln.
Im unteren Bereich der Detailansicht werden ggf. bestehende Fristen angezeigt.
Mappe bearbeiten und speichern
Um die Mappe inhaltlich zu verändern, wechseln Sie über die Schaltfläche Bearbeiten in den Bearbeitungsmodus.
Nach Abschluss der Bearbeitung lasst sich die Mappe über die entsprechende Schaltfläche in der Funktionsleiste speichern.
Register "Felder"
Auf diesem Register werden Angaben vorgenommen, die der Zuordnung und Beschreibung des/der abzulegende/n Dokument/e dienen.
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Mitarbeiter, Vor-/Nachname
In diesen Feldern werden die entsprechenden mitarbeiterbezogenen Daten verwaltet.
Registerkarte "Klassifizierung"
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Nummer
Dieses Feld wird beim Speichern der Mappe automatisch mit einer (fortlaufenden) Nummer versehen. -
Datum
In diesem Feld wird das Erstellungsdatum der Mappe verwaltet. -
Gültig bis
Durch Angabe eines Ablaufdatums für die Mappe wird automatisch das Ampelsystem zur Kennzeichnung der Dokumentengültigkeit aktiviert. Das Dokument wird in diesem Fall innerhalb der Listenansicht entsprechend ausgewiesen:
das Dokument ist gültig, das Gültigkeitsdatum ist noch nicht erreicht. 
das Gültigkeitsdatum ist erreicht und d ie Gültigkeit des Dokuments somit abgelaufen. Mappen der Personalakte, die ein Ablaufdatum aufweisen, stehen automatisch auch innerhalb des Fristenkalenders zur Verfügung und können hier im Ordner Dokumente , Mitarbeiter auf ihre Fälligkeit hin überprüft werden.
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Typ
Als Typ wird die jeweilige Ordnerbezeichnung verwendet. -
Schlagworte/Kommentar
Diese Felder können mit entsprechenden Einträgen versehen werden.
Register "Dokument"
Auf diesem Register können der Mappe die entsprechenden Dokumente, z. B. Belege, hinzugefügt werden.
Register "Status"
Auf dem Register Status wird die Bearbeitungshistorie der Mappe angezeigt.
Frist erstellen
Mitarbeiterspezifische Dokumente lassen sich mit Fristen versehen. Das Erstellen einer Frist erfolgt über die Schaltfläche Frist erstellen in der Funktionsleiste.
Verfügbare Aktionen
Für eine weiterführende Bearbeitung der Mappen stehen in der Funktionsleiste entsprechende Aktionen zur Verfügung.
Im Ansichtsmodus kann auf die folgenden Aktionen zugegriffen werden: