Aufbau und Ablauf des Workflows
Der für die Bewerbungen verwendete Beispiel-Workflow Bewerbung setzt sich aus verschiedenen Prozessschritten zusammen. Nach dem Starten des Workflows wird auf dem Register Workflow und im unteren Bereich der Detailansicht der erste Prozessschritt angezeigt bzw. protokolliert.
Im Workflow Bewerbung werden Mappen sequentiell versendet, d. h., die jeweilige Mappe wird in der im Workflow definierten Reihenfolge (s. u.) von Empfänger zu Empfänger weitergeleitet. Nach dem Starten der Versendung wird die Mappe in die Ordner Eingang und Aufgaben des ersten angegebenen Empfängers gestellt, in diesem Fall in die Ordner des Bereichsleiters der Entwicklung. Im Anschluss an die Bearbeitung leitet dieser die Mappe an den nächsten Empfänger weiter. Der letzte Empfänger beendet die Versendung.
Der Workflow wird immer mit dem Schritt Sichtung eingeleitet, alle folgenden Schritte sind variabel, d. h. abhängig von der Entscheidung des jeweiligen Empfängers. Der nachfolgend dargestellte Workflow-Ablauf ist somit lediglich eine Ablaufmöglichkeit.
Workflow-Schritt "Sichtung"
Die Aufgabe Bewerbung sichten ist dem Bereichsleiter Entwicklung, Schreiber, Willi, zugewiesen, der die Mappe aus seinem Eingangskorb oder seinen Aufgaben per Mausklick zur Bearbeitung öffnen kann.
Unterhalb der Registerauswahl wird die Aufgabe dieses Workflow-Schritts eingeblendet. Ist diese erledigt, kann der Workflow über die Schaltfläche Nächster Schritt fortgesetzt werden.
Die Schaltfläche öffnet einen Dialog zur Auswahl des nachfolgend durchzuführenden Workflow-Schritts.
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Nächster Schritt
Über die Auswahlliste dieses Feldes legen Sie den Folgeschritt und damit gleichzeitig den weiteren Ablauf des Workflows fest, da jeder Schritt adäquate Folgeschritte nach sich zieht.
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Kommentar
In diesem Feld kann der gewählte Schritt kommentiert werden, beispielsweise bei einer Rückfrage.
Durch Auswahl des Schritts Rückfrage und Bestätigen des Dialogs wird die Mappe jeweils an den Bedarfsträger gesendet, unabhängig davon, aus welchem Schritt heraus eine Rückfrage gestellt wird.
Workflow-Schritt "Rückfrage"
Die Mappe lässt sich aus dem Eingangskorb oder den Aufgaben des Bedarfsträgers per Mausklick zur Bearbeitung öffnen. Im Workflow-Protokoll ist die Rückfrage entsprechend vermerkt. In der Spalte Kommentar wird der den Rückfragentext angezeigt.
Nach Erledigung der Aufgabe Rückfrage wird der Workflow über die Schaltfläche Nächster Schritt fortgesetzt. Um den Workflow-Ablauf mit dem Schritt wieder aufzunehmen, in dem die Rückfrage erfolgte, steht im zugehörigen Dialog als nächster Schritt Zurück an vorherigen Schritt zur Auswahl.
Durch Auswahl dieses Schritts und Bestätigen des Dialogs wird die Mappe an den vorherigen Empfänger, den Bereichsleiter Entwicklung, zurückgesendet, der aus seinem Eingangskorb oder den Aufgaben auf die Mappe zugreifen kann. Das Workflow-Protokoll wurde in der Spalte Kommentar mit der Antwort auf die Rückfrage versehen und durch den aktuellen Workflow-Schritt erweitert.
Nach Erledigung der Aufgabe Bewerbung sichten wird der Workflow über die Schaltfläche Nächster Schritt fortgesetzt.
Durch Auswahl des Schritts Einstellungstest und Bestätigen des Dialogs wird die Mappe an den nächsten Empfänger weitergeleitet, bei dem es sich erneut um den Bereichsleiter Entwicklung handelt.
Workflow-Schritt "Einstellungstest"
Die geöffnete Mappe wird durch das Weiterleiten direkt aktualisiert und das Workflow-Protokoll um den nächsten Schritt erweitert.
Nach Erledigung der Aufgabe Einstellungstest mit Bewerber durchführen wird der Workflow über die Schaltfläche Nächster Schritt fortgesetzt. Im zugehörigen Dialog stehen nachfolgend nur noch die den vorangegangenen Schritt logisch fortführenden Schritte zur Auswahl.
Durch Auswahl des Schritts Vorstellungsgespräch und Bestätigen des Dialogs wird die Mappe an den nächsten Empfänger weitergeleitet, bei dem es sich wiederum um den Bereichsleiter Entwicklung handelt.
Workflow-Schritt "Vorstellungsgespräch"
Die geöffnete Mappe wird durch das Weiterleiten direkt aktualisiert und das Workflow-Protokoll um den nächsten Schritt erweitert.
Nach Erledigung der Aufgabe Vorstellungsgespräch Bewerber wird der Workflow über die Schaltfläche Nächster Schritt fortgesetzt. Im zugehörigen Dialog stehen nachfolgend nur noch die den vorangegangenen Schritt logisch fortführenden Schritte zur Auswahl.
Durch Auswahl des Schritts Zusage und Bestätigen des Dialogs wird die Mappe an den nächsten Empfänger weitergeleitet. Auch in diesem Schritt ist der Bereichsleiter Entwicklung Empfänger der Mappe.
Workflow-Schritt "Zusage"
Die geöffnete Mappe wird durch das Weiterleiten direkt aktualisiert und das Workflow-Protokoll um den nächsten Schritt erweitert.
Nach Erledigung der Aufgabe Zusage an Bewerber versenden wird der Workflow über die Schaltfläche Nächster Schritt fortgesetzt. Nach einer Zusage steht im zugehörigen Dialog lediglich der Folgeschritt Einstellung zur Auswahl.
Durch Auswahl dieses Schritts und Bestätigen des Dialogs wird die Mappe an den nächsten Empfänger weitergeleitet.
Workflow-Schritt "Einstellung"
Die Aufgabe Einstellungsprozess starten ist dem Personalsachbearbeiter Condex Verpackungen GmbH zugewiesen, der die Mappe aus seinem Eingangskorb oder seinen Aufgaben per Mausklick zur Bearbeitung öffnen kann.
Der Einstellungsprozess kann direkt aus der Mappe heraus über die Funktion On-Boarding starten im Aktionen-Menü initiiert werden.
Nach Erledigung der Aufgabe wird der Workflow über die Schaltfläche Nächster Schritt fortgesetzt (s. o.). Im zugehörigen Dialog steht anschließend lediglich der Folgeschritt Vorgang beenden zur Auswahl.
Durch Auswahl dieses Schritts und Bestätigen des Dialogs wird der Workflow direkt beendet.
Nach dem Beenden des Workflows wird die Mappe in einem letzten Schritt an den Workflow-Initiator, Rupp, Gerda, gesendet. Dieser kann aus dem Ordner Eingang heraus auf die Mappe zugreifen.
Workflow-Schritt "Absage"
Der Workflow-Schritt Absage steht als jeweils nächster Schritt sowohl nach der Sichtung als auch im Anschluss an Einstellungstest und Vorstellungsgespräch im Dialog zur Auswahl.
Adressat dieses Schritts ist erneut der Bereichsleiter Entwicklung.
Nach Erledigung der zugehörigen Aufgabe wird der Workflow über die Schaltfläche Nächster Schritt fortgesetzt.
Durch Auswahl des Schritts Vorgang beenden und Bestätigen des Dialogs wird der Workflow direkt beendet.
Nach dem Beenden des Workflows wird die Mappe in einem letzten Schritt an den Workflow-Initiator, Rupp, Gerda, gesendet. Dieser kann aus dem Ordner Eingang heraus auf die Mappe zugreifen.