Fristen bearbeiten
Bei der Bearbeitung von Ausschreibungen, Berwerbungen oder in der Personalakte erstellte Fristen können im Fristenkalender eingesehen und bearbeitet werden.
Fristenkalender
Fristen werden im Fristenkalender verwaltet. Benutzerdefinierte Fristen, benutzerübergreifende oder benutzerspezifische, können im Ordnerbaum Fristenkalender in den Ordnern Benutzerdef. Fristen/Alle oder Eigene eingesehen werden.
In der Listenansicht werden die jeweiligen Fristen angezeigt. Ein Ampelsystem informiert zudem über den aktuellen Status der Frist.
Status der Frist
Nach dem Erstellen einer Frist hat die Mappe zunächst den Status offen. Dieser bleibt so lange bestehen, bis das Vorlagedatum erreicht ist.
Vorlagedatum
Ist das Vorlagedatum erreicht, wird der Status auf aktiv umgesetzt.
Zudem wird die Mappe zur Bearbeitung in die Ordner Eingang und Aufgaben gestellt.
Klicken Sie den Eintrag beispielsweise im Ordner Eingang an, um die Mappe in der Detailansicht zu öffnen.
Auf dem Register Benutzerdef. Frist werden auf den einzelnen Registerkarten alle relevanten Daten der Frist verwaltet.
Referenz
Unter Referenz finden Sie die Angabe der fristzugehörigen (Ursprungs-)Mappe, der Ausschreibung.
Angaben zur Frist
Diese Registerkarte enthält alle bei der Fristerstellung eingegebenen Daten.
Bearbeitungsstatus
Im unteren Bereich der Detailansicht werden alle Arbeitsschritte die an der Mappe durchgeführt wurden, protokolliert.
Vorlage bestätigen
Nach Einsicht oder Bearbeitung der Mappe lässt sich diese über die entsprechenden Schaltflächen in der Funktionsleiste als In Arbeit kennzeichnen oder als Erledigt abschließen.
Ausschreibung anzeigen
Über die Schaltfläche Referenz anzeigen können Sie zurück in die Ursprungsmappe, die Ausschreibung, wechseln.
Auf dem Fristen-Register lässt sich der aktuelle Status der Frist einsehen.
Fristendatum
Ist das Fristendatum erreicht, wird der Status auf überfällig gesetzt und die Mappe erneut in die Ordner Eingang und Aufgaben gestellt.
Öffnen Sie die Mappe beispielsweise aus dem Eingang heraus (s.o.).
Frist bestätigen
Um die Bearbeitung der Frist abzuschließen, wählen sie die Schaltfläche Erledigt.
Ausschreibung anzeigen
Wechseln Sie anschließend über die Schaltfläche Referenz anzeigen zurück in die Ausschreibung. Auf dem Register Fristen wird der Fristen-Status als erledigt ausgewiesen.
