Modul "Firmenakte"

Vertragsvorlagen werden im Modul Firmenakte verwaltet. In der Firmenakte werden alle Dokumente abgelegt, die nicht einem einzelnen Mitarbeiter zugeordnet und somit nicht in einer Personalakte enthalten sind, z. B. Arbeitsvertragsvorlagen, Betriebsvereinbarungen, Dokumentenvorlagen, Stellenbeschreibungen oder Sammelmeldungen an die Sozialversicherungsträger.

Die verschiedenen Dokumente sind innerhalb der Firmenakte sowohl unter der Organisationsstruktur als auch unter den Belegarten verfügbar. Wählen Sie im Navigationsbereich über die Outbar Firmenakte die untergeordnete Outbar Org.-Struktur oder Dokumente.

Im Navigationsbereich wird oberhalb der Outbars jeweils der entsprechende Ordnerbaum eingeblendet.

Innerhalb der Ordnerbäume sind in den Ordnern der obersten Hierarchieebene jeweils alle verfügbaren Dokumente abgelegt. Diese werden im Arbeitsbereich in der Listenansicht angezeigt.

Im Ordnerbaum Dokumente finden Sie die Arbeitsvertragsvorlage zudem in dem entsprechenden Unterordner, Vorlagen/Arbeitsvertrag. Durch Anklicken des Listeneintrags wird die zugehörige Mappe in der Detailansicht geöffnet und die Vorlage direkt angezeigt.

Unter der Registerauswahl erfolgt die Anzeige des Registers Felder, also die zugehörigen Registerkarten und Felder.

Die Dokumentvorlage kann nachfolgend heruntergeladen und lokal bearbeitet werden. Klicken Sie in der Registerauswahl auf den Registereintrag Dokument, um in die Listenansicht zu wechseln. Wählen Sie die Vorlage Arbeitsvertrag_Muster.pdf durch Aktivieren des vorangestellten Kontrollfelds aus oder öffnen Sie auf dem Listeneintrag das Kontextmenü.

Über die Funktion Download im Kontextmenü oder die entsprechende Schaltfläche lässt sich das Dokument herunterladen. Nachfolgend kann das Dokument in der zugehörigen Anwendung bearbeitet und abschließend in EASY HR abgelegt werden.

Arbeitsverträge werden im Modul Personalakte unter Dokumente verwaltet und können hier eingesehen und bearbeitet werden.