Mappenkonzept zur Datenverwaltung
EASY HR speichert alle zusammenhängenden Daten in Form von digitalen Mappen. Diese sind vergleichbar mit üblichen Akten oder Ordnern aus dem Büroalltag und enthalten unterschiedlichste Dokumente und Informationen. EASY HR unterscheidet hierbei verschiedene Mappentypen, die gemäß ihrer Funktion jeweils unterschiedliche Informationen bereitstellen. Eine Personalmappe enthält folglich andere Daten als eine Bewerbermappe oder eine Frist.
Dokumente bzw. Dateien werden in ihrer ursprünglichen Form auf dem Server gespeichert bzw. im digitalen Archiv abgelegt, so dass im Hinblick auf deren Dateiformat keinerlei Beschränkungen bestehen. Es können also alle erdenklichen Dateien – von Office-Dokumenten bis zu digitalen Bildern – in einer Mappe gespeichert werden.
Register
EASY HR unterteilt eine Mappe in verschiedene Register. Diese dienen dazu, die Daten zu strukturieren und zu ordnen. Mit Hilfe der Register kann zwischen den Inhalten der Mappe navigiert werden. Dabei wird zwischen verschiedenen Typen von Registern unterschieden:
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Feldregister
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Dokumentenregister
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Verknüpfungsregister
Feldregister
EASY HR verwendet formularähnliche Feldregister, in denen wichtige Informationen durch die berechtigten Benutzer eingegeben und jederzeit aufgerufen werden können. Die Informationen der Feldregister werden in einer kundeneigenen Datenbank gesichert. Die Daten der Feldregister der Personalakte sollten mit den Daten der entsprechenden Personaldokumente übereinstimmen – ein automatischer Abgleich mit einem Personalabrechnungssystem oder einem ERP-System kann eingerichtet werden.
Feldregister sind in Registerkarten organisiert, die durch einen Klick auf 
ein- und ausgeklappt werden können.
Auf den verschiedenen Registerkarten werden jeweils bereichsspezifische Felder verwaltet.
Dokumentenregister
Die zweite Kategorie bilden die Dokumentenregister. Sie dienen der Ablage von Dateien. Das Hochladen einer Datei erfolgt im jeweiligen Dokumentenregister über die Aktion Dokument hochladen aus der Aktionsliste oder per Drag & Drop über die DropZone.
Verknüpfungsregister
Personaldokumente, wie beispielsweise Bewerbungen, Anstellungsverträge, Urlaubsanträge, Tätigkeitsbeschreibungen, Krankmeldungen etc., sind in Verknüpfungsregistern recherchierbar. Die Ablage der Dokumente erfolgt zentral auf dem Archiv-Server. Durch Anklicken eines Eintrags auf dem Register wird die verknüpfte Mappe geöffnet.
