Einführung

Mit EASY Cloud Archive lassen sich Ihre Dokumente, wie Rechnungen und Belege, sowie E-Mails cloudbasiert archivieren. EASY Cloud Archive setzt sich aus zwei Komponenten zusammen:

  • dem Archivierungsassistenten, den Sie lokal auf Ihrem Computer installieren

  • dem Cloud-Archiv, auf das Sie über einen Web-Client Zugriff haben

Der Archivierungsassistent steht sowohl für Microsoft Windows als auch für macOS zur Verfügung.

Archivierungsassistent

Mit dem Archivierungsassistenten erfolgt die Übernahme von Dokumenten auf Ihrem Computer oder in Ihrem Netzwerk in das Cloud-Archiv. Für die Übernahme sind im Archivierungsassistenten die Ordner anzugeben, die die zu archivierenden Dokumente enthalten. Diese werden anschließend in das Cloud-Archiv hochgeladen und archiviert.

Die angegebenen Ordner werden durch den Assistenten überwacht und automatisch mit dem Archiv synchronisiert. Das heißt, werden einem Ordner auf Dateisystemebene weitere Dokumente oder neue Unterordner mit weiteren Dokumenten hinzugefügt, lädt der Assistent diese automatisch in das Cloud-Archiv hoch und archiviert sie.

Versionierung von Dokumenten
Werden auf Dateisystemebene Änderungen an einem bereits archivierten Dokument vorgenommen und gespeichert, wird bei der Synchronisierung mit dem Archiv automatisch eine neue Version des Dokuments erzeugt und archiviert. Die archivierten Versionen lassen sich anschließend im Cloud-Archiv einsehen sowie herunterladen.

Cloud-Archiv

In Ihrem Cloud-Archiv können die aus dem Archivierungsassistenten hochgeladenen Dokumente angezeigt, weiterführend kategorisiert und/oder mit Bemerkungen versehen werden. Um bestimmte Dokumente im Archiv aufzufinden, stehen umfangreiche Suchmöglichkeiten zur Verfügung. Für die Dokumentanzeige hält der Web-Client einen Vollbild-Modus bereit, aus dem heraus sich das jeweils angezeigte Dokument drucken sowie die Dokumentdarstellung modifizieren lässt. Darüber hinaus können ausgewählte Dokumente heruntergeladen sowie Ordner und Dokumente gelöscht werden.

Neben der Möglichkeit, Dokumente aus Ihrem Dateisystem zu archivieren, lassen sich gleichfalls E-Mails in das Archiv übertragen. Die Einrichtung der E-Mail-Archivierung erfolgt direkt im Archiv.

Das Cloud-Archiv kann von mehreren Benutzern für die Archivierung genutzt werden. Zusätzlich kann jeder Benutzer von verschiedenen Rechnern aus archivieren. Über die Benutzerverwaltung lässt sich der Zugriff auf das Archiv für weitere Benutzer einrichten.

Erste Schritte

Für die Nutzung Ihres Cloud-Archiv sind nach der Aktivierung des Archivs zunächst die folgenden Arbeitsschritte durchzuführen: