Archiv durchsuchen
Archivierte Dokumente und E-Mails lassen sich über einzelne Wörter oder Phrasen auffinden. Dazu werden die Dokument-/E-Mail-Inhalte beim Archivieren per OCR (automatische Texterkennung) extrahiert und für eine Volltextsuche aufbereitet, d. h. indexiert.
Anhänge von E-Mails finden bei der Volltextindexierung keine Berücksichtigung.
Unterstützte Dateitypen
Die Liste der bei der Volltextindexierung unterstützten Dateitypen können im Archivierungsassistenten auf der Seite Einstellungen eingesehen werden.
Suchvorgang
Suchvorgänge werden immer über das gesamte Archiv durchgeführt, es werden also jeweils alle Ordner – mit Ausnahme des Ordners Papierkorb – durchsucht.
Suchbegriffe eingeben
Für die Eingabe der Suchbegriffe/-ausdrücke steht Ihnen das Suchfeld in der Titelleiste des Web-Clients zur Verfügung.
Die Schreibweise von Suchbegriffen kann in Groß- und/oder Kleinschreibung erfolgen.
Suchvorgang starten
Um die Suche zu starten, betätigen Sie die Eingabe-Taste oder klicken Sie auf das Lupensymbol.
Anzeige des Suchergebnisses
Im Anschluss an einen Suchvorgang werden die gefundenen Dokumente in der Trefferliste angezeigt, die Anzahl der gefundenen Dokumente wird in der Funktionsleiste ausgegeben.
Nachfolgend lassen sich die Dokumente über die Vorschau anzeigen und im Vollbildmodus einsehen.
Suchoptionen
Im Folgenden werden alle verfügbaren Suchoptionen anhand eines Beispieldokuments mit dem nachstehenden Inhalt beschrieben:
"Mein Haus steht auf einem Berg. Die Aussicht ist wunderbar!"
Wortsuche
Einzelne Wörter
Der folgende Suchbegriff findet das Beispieldokument sowie alle weiteren Dokumente, die das Wort Haus beinhalten.
Da bei der Suche nur ganze Wörter Berücksichtigung finden, wird das Beispieldokument mit diesem Suchbegriff nicht gefunden.
Um nach Wortteilen zu suchen, sind Platzhalter zu verwenden.
Mehrere Wörter
Es besteht zudem die Möglichkeit, nach mehreren Wörtern zu suchen. Die Reihenfolge der Wörter ist für die Suche nicht relevant.
oder
Das Leerzeichen zwischen den angegebenen Wörtern verknüpft diese mit dem logischen Operator AND, d. h., es werden nur die Dokumente gefunden, die sowohl das Wort Berg als auch das Wort Haus enthalten.
Phrasensuche
Die Phrasensuche dient der Suche nach zusammenhängenden Wortfolgen. Bei der Suche werden also nur Dokumente gefunden, die die zu suchenden Wörter in der angegebenen Reihenfolge aufweisen. Die Wortfolgen sind in doppelte Anführungszeichen (") zu setzen.
Platzhalter (Wildcards)
Mit Hilfe von Platzhaltern, sogenannten Wildcards, lassen sich Wörter suchen, die nur in Teilen bekannt sind. Platzhalter können an einer beliebigen Position innerhalb des Suchbegriffs sowie kombiniert eingesetzt werden.
Fragezeichen "?"
Das Fragezeichen "?" fungiert als Platzhalter für ein einzelnes beliebiges Zeichen im Suchbegriff.
Bei der Suche werden Dokumente gefunden, die beispielsweise die Wörter Haus, Hals oder Hass enthalten.
Sternchen "*"
Der Platzhalter Sternchen "*" repräsentiert eine variable Anzahl beliebiger (auch Null) Zeichen im Suchbegriff.
Bei der Suche werden alle Dokumente gefunden, die mit Hau beginnende Wörter aufweisen, also sowohl das Beispieldokument (Haus) als auch Dokumente, die die Wörter Hausmeister oder Haudegen beinhalten.
Alle Dokumente suchen
Um sich einen Überblick über die Anzahl der im Archiv vorhandenen Dokumente zu verschaffen, geben Sie als Suchbegriff nur das Sternchen "*" ein: alle archivierten Dokumente werden gefunden und in der Trefferliste angezeigt.
Kombination von Fragezeichen "?" und Sternchen "*"
Bei der folgenden Suche wird das Beipieldokument (Haus) gefunden sowie Dokumente, die die Wörter Hausmeister oder Halsschmerzen enthalten.
UND-/ODER-Verknüpfungen
Um die Treffermenge einzugrenzen, lassen sich Suchbegriffe mit den logischen Operatoren AND und OR verknüpfen. Alternativ zum logischen AND kann das Leerzeichen verwendet werden.
Bei der Suche werden die Dokumente gefunden, die entweder das Wort Haus oder das Wort Wohnung beinhalten, also auch das Beispieldokument.
Verschachtelung
Werden logisch verknüpfte Begriffe verschachtelt, sind diese jeweils in runde Klammern zu setzen.
Da das Leerzeichen automatisch als logisches AND interpretiert wird, kann dieser Suchausdruck auch wie folgt lauten:
Bei der Suche werden alle Dokumente gefunden, die wie das Beispieldokument die Wörter Haus und Berg aufweisen oder die Wörter Haus und Hügel.
Unscharfe Suche
Die unscharfe Suche, die sogenannte Fuzzy-Suche, sucht nach Begriffen, die Ähnlichkeiten mit dem Suchbegriff aufweisen. Bei der unscharfen Suche werden standardmäßig zwei Änderungen an dem angegebenen Suchbegriff vorgenommen, um einen ähnlichen Suchbegriff zu bilden. Das heißt, es werden maximal zwei Buchstaben des Suchbegriffs ersetzt, hinzugefügt oder entfernt. Als Suchoperator für diese Suchform fungiert die Tilde "~" sowie ggf. ein Wert, mit dem sich die Anzahl der gewünschten Änderungen vorgeben lässt.
Mit diesem Suchausdruck werden Dokumente gefunden, die z. B. die Wörter Haus oder Hans enthalten. Die Bildung des Wortes Haus erfordert lediglich eine Änderung, das Hinzufügen des Buchstabens a, für die Bildung des Wortes Hans werden zwei Änderungen benötigt, das u wird durch ein a ersetzt und ein n hinzugefügt.
Über die Anzahl der Änderungen lässt sich die Genauigkeit der Suche steuern, d. h., je kleiner der Wert, desto ähnlicher das Suchergebnis.
Mit diesem Suchausdruck wird nur noch das Wort Haus gefunden.
Suche mit Wortabständen
Bei der Suche mit Wortabständen, der sogenannten Proximity-Suche, können Begriffe gesucht werden, die eine definierte Anzahl Wörter auseinander liegen. Die Suchbegriffe sind dabei in doppelte Anführungszeichen zu setzen, gefolgt von der Tilde "~" und einem Wert, der den Abstand, also die Anzahl Wörter, zwischen den Suchbegriffen vorgibt.
Dieser Suchausdruck findet das Beispieldokument, da die Wörter Haus und Berg nicht mehr als fünf Wörter auseinander liegen.