Bestehende Dokumente können im Archivsystem mit Metadaten ergänzt werden, falls z. B. die Dokumentdefinition um weitere Metadatenfelder ergänzt wurde. Hierfür muss das Transfer/Update Buch.-Blatt verwendet werden:

  1. Ausführen der Aktion “Posten für Update übertragen“ und einen oder mehrere Dokumentposten auswählen:

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  2. Prüfen ob die korrekte Dokumentdefinitionsnr. im Feld “Dokumentdef. Nr. Zuordnung“ hinterlegt ist. Das Feld “Dokumentdef. Nr. Transfer/Update” sollte in diesem Beispiel leer bleiben:

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Handelt es sich um flüchtige Belege wie Angebot, Auftrag, Bestellung, …, können die Metadaten auch aus den Archiv-Tabellen in BC generiert werden, wenn diese in der ECM Dokumentdefinition gefüllt sind und der originale Datensatz nicht mehr vorhanden ist.

  1. Die bereiten Zeilen buchen: Beim Buchen werden für die einzelnen Zeilen neue Datensätze in die ECM Warteschlange geschrieben. Sobald diese abgearbeitet werden, werden die bestehenden Dokumentposten storniert und neue Dokumentposten angelegt. Die Dokumentenreferenz ins Archiv bleibt ggf. gleich, wenn vom Archivsystem unterstützt, wird aber im Archivsystem mit den neuen Metadaten ergänzt/überschrieben.

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