Die Transfer-Buch.-Blätter werden genutzt, um Dokumente manuell oder zu Testzwecken von einer Ablage in eine weitere zu transferieren. Dabei können sowohl Dokumente innerhalb eines Archives in eine andere Ablage verschoben werden, als auch Dokumente von einem Archiv in ein weiteres Archiv wandern. Im Transfer-Buch.-Blatt wird der Ursprungsort des Dokuments eingetragen und die Zielablage, in die das Dokument transferiert werden soll.

Bei dem Prozess werden der ursprüngliche Dokumentposten und das dazugehörige ECM-Dokument kopiert.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, ein ECM-Dokument, für das eine Versionierung aktiviert ist (siehe Archiveinrichtung), mit zusätzlichen Metadaten anzureichern und ggf. mit einer neuen Datei als Anhang zu archivieren. Das entscheidende Kriterium ist hierbei, dass der Dateiname der neuen Datei mit dem der bereits archivierten Datei identisch ist.

Bei diesem Prozess findet eine Aktualisierung des bestehenden ECM-Dokuments statt.

Die Aufgabenoption Transfer & Update des ECM Aufgabenplaners führt die Funktion Transfer/Update Buch.-Blatt buchen automatisiert aus.

Aktionen des Transfer/Update-Buch.-Blattes

Aktion

Bedeutung

Posten für Transfer übertragen

Diese Funktion bietet die Möglichkeit, einen Dokumentposten auszuwählen und die zugehörigen Metadatenfelder in das Transfer/Update-Buch.-Blatt zu übertragen. Dort können diese ggf. bearbeitet und durch eine Buchung in ein anderes Archiv / eine andere Ablage verschoben werden.

Posten für Update übertragen

Diese Funktion bietet die Möglichkeit, einen Dokumentposten auszuwählen und die zugehörigen Metadatenfelder in das Transfer/Update-Buch.-Blatt zu übertragen. Dort können diese ggf. bearbeitet werden und durch die anschließende Buchung wird das Dokument im Archiv aktualisiert.

Ein Beispiel dafür ist im Anhang zu finden.

Status prüfen

Überprüft den Status der ausgewählten Buch.-Blattzeile. Wenn alle Pflichtfelder der zugrunde liegenden Dokumentdefinition und die ECM Dokumentreferenz gefüllt sind, wird das Feld Status auf "Bereit" gestellt.

Pflichtfelder identifizieren

Identifiziert die Pflichtfelder des Datensatzes unter Berücksichtigung der zugrunde liegenden Dokumentdefinition.

Bearbeiten


Ersetzen

Beim Ändern vieler Zeilen auf einen bestimmten Wert kann die Aktion Ersetzen verwendet werden. Sie öffnet die gleichnamigen Assistenten. 

Buchung


Buchen

Durch das Buchen der Transfer/Update-Buch.-Blattzeile wird ein Warteschlangeneintrag erzeugt. Der Warteschlangeneintrag für den Transfer bzw. das Update wird durch den Aufgabenplaner abgearbeitet.

Zugehörig

Anzeigen


Datensatz öffnen

Öffnet den Datensatz in Business Central, welcher mit dem Dokumentposten verknüpft ist.

Standard Dokumentanzeige

Öffnet die Standard Dokumentanzeige. Wie das Dokument angezeigt wird, ist abhängig von der ECM Benutzer Einrichtung des Anzeige-Benutzers.

Erstes Dokument anzeigen

Zeigt immer das erste Dokument eines Dokumentpostens an.

Dokument Detailansicht

Öffnet die Dokument Detailansicht. Hierüber werden sämtliche Informationen (mehrere Anhänge, verschieden Versionen der Dokumente, etc.) über die Dokumente dargestellt.