Dokumente zu Debitor importieren
Um Dokumente aus einem Archivsystem zu importieren und einem Debitor zuzuordnen, müssen folgende Schritte ausgeführt werden:
Einrichtung der Importdefinition
Die Importdefinition muss die Dokumente ins Abwarte Buch.-Blatt importieren und dort auf die “Tabellen-ID” warten, daher ist die “Tabellen-ID” als Pflichtfeld zu setzen. Die Herkunftsfelder sind an das jeweilige Quell-Archiv anzupassen:
Dies sind nur ein paar Beispielfelder. Im Echtbetrieb ist es empfehlenswert mehr Metadatenfelder auszulesen und im ERP zu speichern.
Um sicherzustellen dass nur die Dokumente aus dieser Definition dem Debitor zugeordnet werden, ist ein neues Buch.-Blatt mit einem beliebigen Namen anzulegen:
Den Import zu dieser Definition aktivieren:
Wenn mehrere Dokumentarten in einem großen Repository sind, kann hier über “Import QL” gefiltert werden.
Einrichtung der Stapelverarbeitung in der zugehörigen Debitoren-Dokumentdefinition
Es muss definiert werden, welche zugehörige Export-Definition verwendet soll, um die Dokumente zuzuordnen.
Hierzu in die “Debitoren Definition” gehen und “Zuordnen mit Stapelverarbeitung” auswählen:
In der Stapelverarbeitung muss der Haken bei “Stapelverarbeitung "Abwarten Buch.-Blattzeile durch Feld Konto - Kontakt zuordnen" gesetzt werden. Falls unbekannte Dokumentkategorien importiert werden, muss der Haken bei “Ignoriere Dokumentkategorie” gesetzt werden:
Anlegen des Aufgabenwarteschlangenposten zum Zuordnen der Dokumente zum Debitor
Die Dokumente werden bisher nur in das Abwarte Buch.-Blatt gestellt, aber nicht automatisch einem Debitor zugeordnet. Um die Zuordnung zu automatisieren, muss ein “ECM Aufgabewarteschlangenposten” angelegt werden:
Der Job sollte nach dem Import und vor dem “Prüfen & Buchen” starten, daher bitte diese Jobs auch dementsprechend anpassen.
Das Feld Parameter sollte auf das oben neu erstelle Buch.-Blatt gefiltert werden, um keine anderen Buch.-Blatt Einträge zu bearbeiten:
