EASY for Dynamics 365 BC unterscheidet grundsätzlich zwei verschiedene Arten von Daten: zum einen interne Dokumente, die durch Microsoft Dynamics 365 Business Central erstellt und im Archiv abgelegt werden, zum anderen externe Dokumente, die durch eine Applikation wie beispielsweise EASY Capture Plus im ECM-System abgelegt werden.
In welcher Form interne Dokumente aus Microsoft Dynamics 365 Business Central exportiert und im ECM-System archiviert/gespeichert werden, wird in Dokumentdefinitionen festgelegt.
Ergänzend zu Dokumentdefinitionen, wird in ECM Import-Dokumentdefinitionen festgelegt, wie die von externen Anwendungen im ECM-System abgelegten Dokumente in Microsoft Dynamics 365 Business Central importiert und mit Vorgängen oder Belegen verknüpft werden.
ECM Transfer/Update-Dokumentdefinitionen legen fest, wie Dokumente von einer Ablage im ECM-System in eine andere transferiert werden und welche Bearbeitungsschritte dabei durchlaufen werden (z. B. Anpassung der Metadaten des Dokuments).