Unter ECM Repository/Bibliothek Übersicht werden die Ablagestrukturen der angebundenen ECM-Systeme in Microsoft Dynamics 365 Business Central verwaltet.

Die Struktur wird nicht manuell angelegt, sondern über die Aktion Import ECM Struktur in der ECM-Serverliste und auf der Karte eines konfigurierten ECM-Servers systemgestützt und automatisch nach Microsoft Dynamics 365 Business Central übertragen. So werden z. B. für eine Microsoft SharePoint-Site die dort angelegten Bibliotheken, Inhaltstypen und Metadaten-Felder aus Microsoft SharePoint gelesen und in Microsoft Dynamics 365 Business Central-Tabellen gespeichert.

Die Aktion Import ECM Struktur wird typischerweise einmal bei der Ersteinrichtung eines ECM-Systems aufgerufen und bewirkt, dass die gesamte Struktur des ECM-Systems nach Microsoft Dynamics 365 Business Central dupliziert wird. Die Struktur kann im Anschluss unter ECM Repository/Bibliothek geprüft und verwaltet werden.

Konfigurationsänderungen werden jedoch nicht in das ECM-System zurückübertragen. Die in Microsoft Dynamics 365 Business Central duplizierte Bibliotheken- und Ablagestruktur ist lediglich die Basis für das Mapping in Dokumentdefinitionen.

Eine einmal gewählte ECM-Struktur sollte möglichst dauerhaft beibehalten werden. Ein erneuter Import der Struktur ist auch nur dann erforderlich, wenn die vorhandene ECM-Struktur auf Seiten des ECM-Systems um neue Bibliotheken, Archive und Felder ergänzt wurde.

Sollen Ablagestrukturen nur teilweise aktualisiert werden, kann über die Aktion ECM Repository/Bibliothek Übersicht die Liste der definierten Ablagen für den markierten ECM-Server aufgerufen werden:

Mit der Aktion Metadaten Felder aktualisieren können Teilbereiche aktualisiert werden, ohne dass die gesamte Struktur neu eingelesen werden muss.

Wenn die Ablagestruktur korrekt eingelesen wurde, sollte sie auf der Seite von Business Central nicht geändert werden. Es kann aber vorkommen, dass bestimmte Konfigurationen erst zu einem späteren Zeitpunkt geändert werden (z.B. eine Versionierung) und diese Änderungen können auf der Kartenseite der einzelnen Repositories angepasst werden.

Wenn Sie die Codeunit ECM Structure Import Watchdog in die Microsoft Dynamics 365 Business Central-Aufgabenwarteschlange integrieren, können Sie die ECM-Struktur zeitgesteuert automatisiert einlesen. Dies ist eventuell sinnvoll bei wiederkehrenden Änderungen im ECM-System, z. B. wenn regelmäßig neue Microsoft SharePoint-Bibliotheken angelegt werden.

Bitte beachten Sie, dass bei der Verwendung des adaptiven Schemas kein festes Schema verwendet wird und daher keine Metadatenfelder angezeigt werden.