Die Transferfunktionalität dient der Übertragung von Dokumenten aus einer Ursprungsbibliothek / -ablage in eine oder mehrere Zielbibliotheken / -ablagen, wobei bei der Speicherung / Archivierung des transferierten Dokuments in der Zielbibliothek / -ablage Metadaten ergänzt werden können. EASY for Dynamics 365 BC bietet hierfür die Möglichkeit, beim Transfer die Metadaten von importierten Belegen aus den Metadaten exportierter Belege desselben Vorgangs automatisch ergänzen zu lassen. Die ergänzten Informationen stehen dabei in Microsoft Dynamics 365 Business Central zur Verfügung, d. h., es erfolgt keine Rückübertragung in die Ursprungsbibliothek / -ablage des Dokuments. Die Kopie in der Zielbibliothek / -ablage enthält jedoch auch die ergänzten Metadaten.

In einer Transferdefinition wird detailliert festgelegt, welche Daten bei der Transferierung eines Dokuments aus einer ECM-Bibliothek / -Ablage in eine andere übertragen werden sollen und wie dies in zeitlicher Hinsicht erfolgt. Für jede ECM-Bibliothek / -Ablage, in die transferiert wird, ist eine Transferdefinition anzulegen.

Beispiel
Importierte Belege aus Archiven mit gescannten Belegen sind in der Regel informationsarm. Gescannte Belege, die z. B. lediglich einen Barcode als Indexbegriff enthalten, können durch einen Transfer mit zusätzlichen Metadaten aus dem Vorgang ergänzt werden. Die transferierten Belege können dann in Microsoft Dynamics 365 Business Central und EASY Archive / SharePoint nicht nur mit dem Barcode, sondern auch mit anderen Suchbegriffen gefunden werden.

Im Gegensatz zu einer Dokumentdefinition sind bei einer Transferdefinition die Tabellen Dokument Buch.-Blattzeile und Dokumentposten als Basistabellen fest hinterlegt. Nur diese Felder können von Microsoft Dynamics 365 Business Central direkt in die gewünschten Metadatenfelder der Zielbibliothek / -ablage übertragen werden.

Aktionen der ECM Transfer/Update-Dokumentdefinitionen

Aktion

Bedeutung

Funktion

Nächsten Transfer/Update-Zeitpunkt ermitteln

Diese Aktion ermittelt den nächsten Transfer/Update-Zeitpunkt unter Berücksichtigung der Konfiguration in der ausgewählten Transfer/Update-Dokumentdefinition.

Posten scannen und Transfer/Update vorbereiten

Diese Aktion scannt die Dokumentposten und bereitet ggfs. gefundene Datensätze für den Transfer bzw. ein Update vor, d.h. es werden Warteschlangeneinträge für diese Dokumentposten erzeugt.

Definition kopieren*

Kopiert die Einrichtung (Kopf und Zeilen) einer auszuwählenden Dokumentdefinition in diese Definition.

Wenn eine Definition neu angelegt wird und außer dem Code kein weiteres Feld gefüllt ist, muss die Option "Inklusive Kopf" aktiviert sein, da ansonsten keine Werte importiert werden können. Dies kommt daher, dass die Felder "Tabellen-ID" und "ECM Servercode" und "ECM Repository" validiert werden und ggfs. eine Fehlermeldung erfolgt.


Definition in anderen Mandanten kopieren

Diese Funktion kopiert die Dokumentdefinition(en) in beliebig viele weitere Mandanten. Einrichtungsdaten in andere Mandanten kopieren

ECM Repository/ Bibliothek Referenz und Inhaltstyp aktualisieren

Diese Funktion aktualisiert das Feld ECM Repository/ Bibliothek Referenz.

Zeilen validieren

Diese Funktion zielt auf die Zeilen einer ausgewählten Dokumentdefinition. Die Zeilen werden validiert und ggfs. entdeckte Fehlkonfigurationen in einer Nachricht ausgegeben.

Im-/Export **

ECM Dokumentdefinitionen importieren

Importiert Dokumentdefinitionen, die zuvor aus einer anderen Datenbank als XML-Datei exportiert wurden. So wird die Übertragung von Alt- zu Neusystem oder von Test- zu Produktivsystem gewährleistet.

Alle ECM Dokumentdefinitionen exportieren

Exportiert alle Dokumentdefinitionen in eine XML-Datei.

Ausgewählte ECM Dokumentdefinitionen exportieren

Exportiert ausgewählte Dokumentdefinitionen in eine XML-Datei.

ECM Dokumentdefinitionen (C/SIDE-Format) importieren

Importiert Dokumentdefinitionen, die aus einer C/SIDE Implementierung als XML-Datei exportiert wurden. Dies ermöglicht den fortlaufenden Betrieb der Schnittstelle bei einem Wechsel von C/SIDE Implementierungen (EASY for Dynamics Nav bis Dynamics 365 Business Central Version 14) auf AL Code in Dynamics 365 Business Central. Dieser Dataport führt automatisch eine Transformation ins neue Datenmodell durch.

* Diese Aktion ist nur auf der Kartenansicht verfügbar

** Diese Aktion ist nur auf der Listenansicht verfügbar