Dokumentdefinitionen sind von entscheidender Bedeutung für die Verknüpfung von Microsoft Dynamics 365 Business Central und EASY Archive / Microsoft SharePoint. In diesen Definitionen wird detailliert und für jeden in Microsoft Dynamics 365 Business Central erzeugten Belegtyp gesondert festgelegt, welche Daten von Microsoft Dynamics 365 Business Central in EASY Archive / Microsoft SharePoint übertragen werden sollen und in welcher zeitlichen Abfolge.

In Dokumentdefinitionen wird zudem festgelegt, aus welchen Herkunftstabellen und Herkunftsfeldern die Dokumentposten gefüllt werden und ob gleichzeitig Aktivitätenprotokollposten im CRM-Modul erzeugt werden. Jeder Art von internen Belegen, die in einem ECM-System abgelegt werden und für die Dokumentposten entstehen sollen, muss somit eine Dokumentdefinition zugeordnet werden.

Eine Dokumentdefinition kann für die Verwendungszwecke "Bericht", "Zuordnen", "Datei", "Zuordnen & Datei", "Speichern und Senden", "Anzeige & Import", sowie "Zuordnen & Datei & Speichern und Senden" konfiguriert werden.  

Die Erstellung von neuen Dokumentdefinitionen kann mittels der Funktion Definition kopieren vereinfacht werden. Diese Funktion ermöglicht ein weitgehend automatisches Füllen der Definitionszeilen, die im Anschluss lediglich nachbearbeitet oder ergänzt werden müssen.

Aktionen der ECM Dokumentdefinitionen

Aktion

Bedeutung

Funktion

Belege in Nachhinein speichern oder neu zuweisen

Mit dieser Aktion wird ein Nacharchivierungsvorgang für die ausgewählte Dokumentdefinition gestartet. Es erscheint die Request Page des Verarbeitungsreports, die die Eingabe weiterer Filter (Belegdatum und Belegnummer) erlaubt. Weitere Infos zu dem Report Belege nacharchivieren

Definition kopieren*

Kopiert die Einrichtung (Kopf und Zeilen) einer auszuwählenden Dokumentdefinition in diese Definition.

Wenn eine Definition neu angelegt wird und außer dem Code kein weiteres Feld gefüllt ist, muss die Option "Inklusive Kopf" aktiviert sein, da ansonsten keine Werte importiert werden können. Dies kommt daher, dass die Felder "Tabellen-ID" und "ECM Servercode" und "ECM Repository" validiert werden und ggfs. eine Fehlermeldung erfolgt.


Definition in anderen Mandanten kopieren

Diese Funktion kopiert die Dokumentdefinition(en) in beliebig viele weitere Mandanten. Einrichtungsdaten in andere Mandanten kopieren

ECM Repository/ Bibliothek Referenz und Inhaltstyp-ID aktualisieren

Diese Funktion aktualisiert das Feld ECM Repository/ Bibliothek Referenz.

Zeilen initialisieren*

Diese Funktion initialisiert die Zeilen für die wichtigsten Metadatenfelder, nachdem eine Vorlage ausgewählt wurde. Dabei wird die Tabellen ID als Pflichtfeld gesetzt.

Kopf & Zeilen validieren

Diese Funktion zielt auf die Zeilen einer ausgewählten Dokumentdefinition. Die Zeilen werden validiert und ggfs. korrigiert. Bei einer Korrektur finden Sie in der Spalte Kommentar die "Fehlermeldung" des Validierungsprozesses.

Kopf & Zeilen mit Meldung validieren

Diese Funktion zielt auf die Zeilen einer ausgewählten Dokumentdefinition. Die Zeilen werden validiert und ggfs. entdeckte Fehlkonfigurationen in einer Nachricht ausgegeben.

Objektbezugsmatrix initialisieren*

Diese Funktion initialisiert oder aktualisiert einen Datensatz in der ECM Objektbezugsmatrix. Dies wird nur für Dokumentdefinitionen benötigt, deren Tabelle nicht in der "Internen Standard Objektbezugsmatrix" vorhanden ist. ECM Objektbezugsmatrix

Im-/Export **

ECM Dokumentdefinitionen importieren

Importiert Dokumentdefinitionen, die zuvor aus einer anderen Datenbank als XML-Datei exportiert wurden. So wird die Übertragung von Alt- zu Neusystem oder von Test- zu Produktivsystem gewährleistet.

Alle ECM Dokumentdefinitionen exportieren

Exportiert alle Dokumentdefinitionen in eine XML-Datei.

Ausgewählte ECM Dokumentdefinitionen exportieren

Exportiert ausgewählte Dokumentdefinitionen in eine XML-Datei.

ECM Dokumentdefinitionen (C/SIDE-Format) importieren

Importiert Dokumentdefinitionen, die aus einer C/SIDE Implementierung als XML-Datei exportiert wurden. Dies ermöglicht den fortlaufenden Betrieb der Schnittstelle bei einem Wechsel von C/SIDE Implementierungen (EASY for Dynamics Nav bis Dynamics 365 Business Central Version 14) auf AL Code in Dynamics 365 Business Central. Dieser Dataport führt automatisch eine Transformation ins neue Datenmodell durch.

* Diese Aktion ist nur auf der Kartenansicht verfügbar

** Diese Aktion ist nur auf der Listenansicht verfügbar