Die Verbindung von EASY Capture Plus, EASY Documents und Microsoft Dynamics 365 Business Central über den EASY Invoice-Connector for Dynamics 365 Business Central, nachfolgend EASY Invoice-Connector abgekürzt, automatisiert die Verarbeitung Ihrer Eingangsbelege bis hin zur abschließenden Archivierung. Hierfür werden folgende Komponenten benötigt:

• EASY Capture (nicht Bestandteil dieser Dokumentation. Bitte lesen sie hier weiter.)
• EASY Invoice-Connector for Dynamics 365 Business Central
• EASY Invoice (Documents) mit der EASY Invoice-Integration for Dynamics 365 Business Central. (Weiterführende Informationen zu EASY Invoice finden Sie hier im EASY Extranet.)
• EASY Archiv

Diese Komponenten sind im EASY Invoice Solution-Paket zusammengefasst, welches folgenden Funktionsumfang hat:

Die Abbildung zeigt das Zusammenspiel der Komponenten EASY Capture Plus,  EASY Documents, EASY Archiv und Microsoft Dynamics 365 Business Central (ERP-System).

• Das Szenario beginnt mit dem Scannen eines Eingangsbelegs, der durch die Extraktionseinheit (EASY Capture Plus) analysiert wird. Dabei werden alle (kaufmännisch relevanten) Daten des gescannten Belegs gelesen und digitalisiert.
• Mit Hilfe einer Schattendatenbank und der zugehörigen Synchronisationsfunktionen werden sowohl die Stammdaten, wie etwa Kreditoren-, Sachkonten-, Artikel- und Dimensionsinformationen, als auch die Bewegungsdaten, wie Bestell- und Lieferpositionen, aus Business Central zur Verfügung gestellt. Die Daten der Schattendatenbank werden während der Extraktion durch EASY Capture Plus genutzt, um z. B. den Zusammenhang des gescannten Belegs zu bestehenden Business Central-Vorgängen herzustellen. Außerdem können die extrahierten Informationen in Business Central-kompatible Daten formatiert werden, um beispielsweise die Business Central-Kreditorennummer anhand der auf dem Beleg stehenden Bankverbindung zu ermitteln.
• Im Anschluss an die Extraktion wird ein Beleggenehmigungsworkflow in EASY Invoice (Documents) generiert. Wird der Workflow in allen Instanzen erfolgreich bearbeitet, wird der Beleg als Ergebnis nach Business Central übertragen. Dies geschieht, indem ein ungebuchter Einkaufsbeleg (Rechnung oder Gutschrift) mit den Daten aus der Extraktion generiert und gegebenenfalls (bei geeigneten Systemeinstellungen) automatisch verbucht wird.
• Im Falle einer erfolgreichen Datenübergabe und -verarbeitung wird der gescannte Beleg durch den Invoice-Connector mit dem (gebuchten) Beleg verknüpft und in das Belegarchiv (EASY Archiv) überführt. 

Technische Umsetzung:

Webservices und DataTools

Der Datenaustausch zwischen EASY Invoice und Microsoft Dynamics 365 Business Central erfolgt mittels Webdiensten (Business Central) über EASY DataTools. Für den Austausch von Stamm- und Bewegungsdaten werden Webdienste in Business Central bereitgestellt, die von EASY Invoice jeder Zeit abgefragt und in der Schattendatenbank gespeichert werden.

Buchungssätze, die im Freigabeworkflow in EASY Invoice vorbereitet wurden, werden über EASY DataTools per Webservice an Microsoft Dynamics 365 Business Central übertragen, dabei kann auf die zu übertragende Datenstruktur Einfluss genommen werden. Rückmeldungen (z.B. Erfolg oder Fehler) aus Microsoft Dynamics 365 Business Central können ebenfalls verarbeitet und dem Anwender dargestellt werden.