Ablauf der Speicherung / Archivierung

Mit Hilfe der Dokumentdefinition wird ein Eintrag in der ECM Warteschlange erzeugt. Dazu gibt es verschieden Konzepte. Interne Belege können daher meist ohne weitere Nachbearbeitung automatisch an das Archiv übergeben werden. Der Standardweg eines internen Belegs in das Archiv beginnt mit dem Buchen oder Drucken.

Konzept 1 (via BC-Events)

Mit EASY for Dynamics 365 BC steht außerdem die Möglichkeit zur Verfügung, aus einem Beleg eine PDF-Datei zu erstellen und in die ECM-Warteschlange einzutragen.

Die Archivierung eines internen Belegs wird standardmäßig direkt bei der Buchung des Belegs initiiert. 

Beim Buchen von Verkauf und Einkaufsbelegen wird mit einem Ereignis (Event) ,am Ende der Buchung, der zu archivierende Beleg wird in die ECM Warteschlange eingetragen.

Des Weitern gibt es in Dynamics Business Central die Funktionalität „Beleg archivieren“ Archivieren von Einkaufs- und Kaufbelegen - Business Central | Microsoft Learn.  Nachdem die Funktionalität „Beleg archivieren“ ausgeführt wurde,

wird mit einem Ereignis (Event) der zu archivierende Beleg wird in die ECM Warteschlange eingetragen.

Die Funktionalität Dynamics Business Central „Beleg archivieren“ und die Speicherung / Archivierung von  Dynamics Business Central Belegen sind zwei unterschiedliche Prozesse mit dem gleiche Begriff „Beleg archivieren“.

Die automatische Archivierung von Verkaufsaufträgen und Einkaufsbestellungen, Angeboten, Rahmenbestellungen und Verkaufsreklamationen muss eingerichtet sein.

Konzept 2 (Abfangen des Druck-Streams)

Beim Druck eines Beleges wird der Business Central interne Druckstrom mit einem Ereignis (Event) abgefangen und der enthaltene Beleg wird in die ECM Warteschlange eingetragen.

Konzept 3

Ein Beleg wird als PDF-Datei erstellt (z. B. für den Versand per E-Mail). Diese PDF-Datei wird im BLOB-Feld eines ECM Warteschlangeneintrages gespeichert. Bei der nächsten Abarbeitung der ECM Warteschlange wird der Beleg des Archivierungsauftrages nicht erneut erstellt, sondern die bereits erstellte und im Archivierungsauftrag hinterlegte PDF-Datei in die ECM-Ablage übertragen.

Dieses Szenario kommt vor allem bei externen Dateien, die via Drag and Drop abgelegt werden oder beim Ausführen der Aktion "Speichern und Senden" zum Einsatz.

Des Weiteren kann die Funktion "SaveFileRequest" der ECM Api für Projektanforderungen genutzt werden.

Konzept 4 (Projektanpassung)

Der Beleg wird zweimal "gedruckt". Das erste Mal wird der Beleg vom Anwender auf dem Drucker ausgegeben (oder als E-Mail versendet), wobei ein Archivierungsauftrag in der ECM Warteschlange erstellt wird. Bei der nächsten Abarbeitung der ECM Warteschlange wird der Beleg des Archivierungsauftrages als PDF-Datei erstellt und im Repository gespeichert. Diese Vorgehensweise entkoppelt den Client vom Server, sodass z. B. der Server zeitversetzt archivieren kann.

Dieser Archivierungsauftrag (Init ECM) muss im Report oder einer Funktion zugewiesen werden.

ECM-Warteschlange

Unabhängig vom gewählten Ansatz wird bei Buchung oder Druck eines internen Belegs ein Eintrag in der sogenannten ECM-Warteschlange erstellt. Des Weiteren werden Dokumente, die mit Drag and Drop abgelegt werden, in der Warteschlange bis zur Archivierung zwischengespeichert. Aus der Warteschlange wird der Beleg dann sofort oder zeitversetzt zur Speicherung / Archivierung vorbereitet. Dabei werden folgende Funktionen ausgeführt:

• Vorbereitung und Schreiben der Metadaten des Belegs in eine Tabelle
• das Erstellen einer PDF-Version des Belegs, wenn das BLOB-Feld in der Warteschlange noch nicht gefüllt ist. (Konzept 1 & 4)

Nach der Vorbereitung der Archivierung erfolgt sofort oder zeitversetzt die eigentliche Speicherung / Archivierung. Dieser Vorgang umfasst:

• die Übertragung der Metadaten und der PDF-Datei in das Archiv (EASY Archive / Microsoft SharePoint)
• die Rückmeldung der Dokumentenreferenz vom Archiv an Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Dokumentposten

In Microsoft Dynamics 365 Business Central wird aus den Daten, die aus dem Archivierungsvorgang rückgemeldet werden ein Dokumentposten (Dokumentverknüpfung) gebildet. Dieser dokumentiert dauerhaft die Speicherung / Archivierung des Dokuments und steht in Microsoft Dynamics 365 Business Central zu Recherchezwecken zur Verfügung. Der Dokumentposten enthält alle relevanten Daten wie Beleg-ID, Vorgangsnummer, die Metadaten und die Referenz auf das Dokument in EASY Archive / Microsoft SharePoint. Der Beleg ist also über seinen Dokumentposten vollständig in Microsoft Dynamics 365 Business Central recherchierbar, beispielsweise über Navigate. Nur für die Anzeige der archivierten PDF-Datei muss auf das ECM-Backend zugegriffen werden. Die Recherchemöglichkeiten nach archivierten Belegen in Microsoft Dynamics 365 Business Central sind somit den Recherchemöglichkeiten von EASY Archive / Microsoft SharePoint mit den für diese Systeme bereitgestellten Client-Anwendungen gleichgestellt.

Zusätzlich ist in Microsoft Dynamics 365 Business Central eine Bildung von Vorgangs- bzw. Aktenansichten auf Basis der in den Dokumentposten gespeicherten Metadaten der archivierten Belege möglich. So können z. B. alle Belege zu einem Vorgang, einem Kunden, einem Projekt etc. zusammen angezeigt werden.

Zeitliche Steuerung der Speicherung / Archivierung

Je höher das Belegaufkommen in einem Unternehmen ist, desto sinnvoller ist es, die Möglichkeiten der zeitlich versetzten Speicherung / Archivierung zu nutzen. Da die Erstellung einer PDF-Datei und die Speicherung / Archivierung die Performance des Systems beeinträchtigen, besteht die Möglichkeit, diese Vorgänge so weit wie möglich vom Tagesgeschäft zu entkoppeln und nachts von einer Stapelverarbeitung durchführen zu lassen. EASY for Dynamics 365 BC bietet verschiedene Möglichkeiten zur zeitlichen Steuerung der Speicherung / Archivierung.