Weg des Belegs

Der Standardweg eines externen Papierbelegs in das Archiv beginnt mit dem Scannen. Der gescannte Beleg wird direkt an das Archiv, in der Regel in einen speziell dafür vorgesehenen Pool (EASY Archive) oder eine Scan-Dokumentenbibliothek (Microsoft SharePoint), übergeben, in dem der Scan zwischengespeichert wird.

Word Dokumente, PDF Dateien und andere externe Belege können durch geeignete Programme z. B. EASY Officie Capture im Archiv abgelegt werden.

EASY for Dynamics 365 BC durchsucht in frei definierbaren Intervallen das Scan-Archiv / die Scan-Bibliothek nach neu eingegangenen externen Belegen. Wird ein neuer externer Beleg gefunden, wird von EASY for Dynamics 365 BC ein Eintrag im Abwarten Buch.-Blatt in Microsoft Dynamics 365 Business Central vorgenommen. Der Beleg kann durch einen Sachbearbeiter einem Vorgang zugeordnet werden. Alle anderen relevanten Daten – wie z. B. Kreditor und Bestellnummer – können dann dem Abwarten Buch.-Blatt automatisch zugeordnet werden.

Als Verknüpfung zwischen dem Abwarten Buch.-Blatteintrag aus dem Archiv und dem Abwarten Buch.-Blatteintrag des Sachbearbeiters dient das Feld ECM Dokument ID (Barcode).

Ist der Beleg um seine Metadaten vervollständigt, kann er aus dem Abwarten Buch.-Blatt verbucht (d. h. endgültig zugeordnet) werden. Der Dokumentposten wird nur dann erstellt, wenn die Pflichtfelder und eine Verweis auf das Archiv (Dokumentreferenz) vorhanden sind.

Bei der Verbuchung aus dem Abwarten Buch.-Blatt wird ein Dokumentposten (Dokumentverknüpfung) gebildet. Zusätzlich können bei Bedarf die ergänzten Daten, die aus dem zugeordneten Vorgang zu diesem Beleg stammen, in die Metadaten-Felder des Belegs im Archiv (EASY Archive / Microsoft SharePoint) übertragen werden.

ECM Dokument ID (Barcode) Verwendung

Bei externen Belegen in Papierform sollte ein Barcode zur automatischen Zuordnung des Belegs zu einem Vorgang zum Einsatz kommen. Die ECM Dokument ID (Barcode) sollte pro Beleg eine eindeutige Nummer aus einer Nummernserie oder von einer Barcoderolle sein. Bei Rückläuferszenarien, z. B. einem unterschriebenen Lieferschein, stellt die Belegnummer die ECM Dokument ID (Barcode) dar.

Externe ECM Dokument ID (Barcode)

Bei einer Verarbeitungsvariante wird dabei eine externe ECM Dokument ID (z. B. von einer im Handel erhältlichen Barcode-Rolle) auf den zu scannenden Beleg geklebt und diese ECM Dokument ID (Barcode) wird beim Verbuchen des Belegs (z. B. einer Einkaufsrechnung) in Microsoft Dynamics 365 Business Central angegeben. Dadurch wird ein Eintrag im Abwarten Buch.-Blatt vom System erstellt, der später mit dem aus dem Scan-Archiv / der Scan-Bibliothek gelesenen Beleg abgeglichen wird. Wenn ein Abgleich des im System erwarteten mit der ECM Dokument ID (Rollen-Barcode) des gescannten Belegs erfolgt ist, wird der Scan-Beleg automatisch verarbeitet und dem Vorgang (z. B. der Einkaufsrechnung) zugeordnet.

Ausdruck einer ECM Dokument ID (Barcode)

Alternativ erfolgt beim Verbuchen des Belegs in Microsoft Dynamics 365 Business Central der Ausdruck einer ECM Dokument ID mit der Schriftart Barcode aus einer Microsoft Dynamics 365 Business Central-Nummernserie auf ein Barcode-Label. Dieses Label wird vor dem Scannen auf dem Beleg angebracht und mitgescannt. Für den Microsoft Dynamics 365 Business Central-Beleg wird ein Eintrag im Abwarten Buch.-Blatt erstellt, der mit dem Eintrag des aus dem Archiv gelesenen Scans abgeglichen werden kann. Hierzu kann eine automatische Verarbeitung konfiguriert werden, die über das Barcode-Label automatisch den gescannten Beleg dem richtigen Vorgang in Microsoft Dynamics 365 Business Central zuordnet und endgültig ablegt.