Generell arbeitet der Dynamics 365 Business Central WebClient über den Business Central-Server (Service Tier) mit dem EASY Archive-Server oder dem SharePoint-Server zusammen. Die zeitgesteuerte Speicherung / Archivierung und die Importüberwachung werden von der Dynamics 365 Business Central-Standard-Aufgabenwarteschlange vom Navision Application Server (NAS) im Dynamics 365 BC Service Tier durchgeführt.

Die Kommunikation zwischen Microsoft Dynamics 365 Business Central-Service Tier Server und dem EASY Archive-Server bzw. SharePoint-Server erfolgt über Webservices.

Komponenten und Datenflüsse

Die folgende Grafik veranschaulicht aus Sicht des Anwenders die wichtigsten Komponenten und Datenflüsse, die im Zusammenspiel von Microsoft Dynamics 365 Business Central und EASY Archive / Microsoft SharePoint eine Rolle spielen. Die Grafik ist keine Darstellung der technischen Komponenten von EASY for Dynamics 365 BC.

Beim Einsatz von EASY for Dynamics 365 BC sind, je nach Belegherkunft, drei grundsätzlich verschiedene Fälle des Arbeitsablaufs zu unterscheiden:

1. Die Speicherung / Archivierung von internen Belegen, die in Microsoft Dynamics 365 Business Central selbst erzeugt wurden, z. B. Verkaufsrechnungen.
2. Die Speicherung / Archivierung von externen Belegen, die in Papierform das jeweilige Unternehmen erreichen und durch Scannen digitalisiert und abgelegt werden, z. B. Einkaufsrechnungen.
3. Die Speicherung / Archivierung von externen Dateien, die per Drag & Drop erfasst und zu einem Datensatz in Microsoft Dynamics 365 Business Central abgelegt werden, wie z. B. PDF-Dateien, Office-Dateien, E-Mails, Zeichnungen, Excel-Kalkulationen, Word-Anschreiben o. ä.