Ebenen der Zuordnung von Dokumenten

Bei der Archivierung mit EASY for Dynamics 365 BC läuft die Zuordnung / Anzeige in vier Ebenen ab. Diese Ebenen stehen in hierarchischem Bezug zueinander und werden bei der Anzeige von Dokumentposten in der ECM Infobox automatisch durchlaufen. Sind z. B. die notwendigen Metadaten für die erste Ebene (Vorgangsnummer) nicht vorhanden, prüft eine Funktion, ob die Daten für eine Zuordnung / Anzeige in der nächst tieferen Ebene vorhanden sind. Ist auch dies nicht der Fall, wird die nächst tiefere Ebene herangezogen.

Dies sind die fünf Ebenen der Zuordnung von Dokumenten in der EASY for Dynamics 365 BC-Schnittstelle:

1. Vorgangsbezogene Ablage
   Dies ist die bevorzugte Archivierungsebene für Belege, die einem geschäftlichen Vorgang zugeordnet werden können. Durch Zuweisung einer Vorgangsnummer werden die ansonsten unabhängig voneinander existierenden Belege zusammengeheftet. Bei einer Recherche nach einem der Belege werden dann auch die mit diesem Beleg verbundenen Belege gefunden.
2. Belegorientierte Ablage
   Diese Ablageebene orientiert sich an einem einzelnen Beleg. Um den Beleg unverwechselbar zuzuordnen, wird hier ein Schlüssel aus Belegnummer und Buchungsdatum gebildet. Diese Ebene eignet sich vor allem zur Zuordnung von Belegen, die (noch) keinem Vorgang zugeordnet sind. Die Archivierungsebene greift vor allem, wenn über das FiBuBuch.-Blatt Zuordnungen erzeugt werden. Bei einer Buchung über das Buch.-Blatt werden über die Seite Navigate mit Belegnummer und Buchungsdatum die zugehörigen Posten und Dokumentposten gesucht und angezeigt.
3. Ablage nach dem Konto
   In dieser Ablageebene sind die Schlüsselfelder Kontoart und Kontonummer, nach denen die Belege zugeordnet werden, zu finden. Zu folgenden Konten können Belege abgelegt werden: Debitor, Kreditor, Sachkonto, Artikel, Ressource, Mitarbeiter, Anlage, Bankkonto.
4. Ablage nach der Kontaktnummer
   In dieser Ablageebene ist das Schlüsselfeld die Kontaktnummer.
   
   

5. Ablage nach der Projektnummer
   In dieser Ablageebene ist das Schlüsselfeld die Projektnummer.

Diese Ebenen können kombiniert werden. 
Zum Beispiel wenn ein Beleg zum Vorgang Einkaufsrechnung abgelegt wird, dann wird zusätzlich zur Vorgangsnummer, die Belegnummer, Buchungsdatum, Kontoart, Kontonummer , Kontaktnummer und Projektnummer gefüllt. Dadurch kann dieser Beleg sowohl beim Vorgang, beim Projekt, als auch beim Kontakt gefunden werden.