Vorgang

Unter einem Vorgang ist in der Regel eine Gruppe von Belegen zu verstehen, die inhaltlich zusammengehören, wie z. B. die Belegkette eines Standard-Verkaufsvorgangs in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dieser beginnt mit der Angebotserstellung, aus der ein Verkaufsauftrag entsteht. Kommt es zu dem Auftrag wird der Lieferschein zur Auslieferung und die dazugehörige Verkaufsrechnung erstellt. Im Reklamationsfall wird die Verkaufsgutschrift ebenfalls mit diesem Vorgang zusammengeheftet.

Vorgangsbezogene Zuordnung

Grundsätzlich sollte jeder zu archivierende Beleg einem Vorgang zugeordnet werden, denn erst dann wird nachvollziehbar, zu welchem Geschäftsvorgang er gehört. Ein isolierter Beleg ohne Vorgangsbezug ist in der Regel wertlos. Es gibt allerdings Ausnahmen, bei denen ein Vorgangsbezug überflüssig ist, beispielsweise bei der Archivierung einer Korrespondenz mit einem Anwalt wegen einer Rechtsstreitigkeit oder der Ablage zusätzlicher Dateien zu einem Kreditor. Wenn diese Daten keinen direkten Bezug zu einem Geschäftsvorgang haben, benötigen sie auch keine Vorgangsnummer.

Ausnahmen: Zuordnungen der Ebenen zwei bis fünf sind belegbezogene Zuordnungen

Nicht jede Zuordnung und Archivierung ist ein geschäftlicher Vorgang. Die Zuordnung zu Buchblättern und Sachposten ist z. B. keine vorgangsbezogene Zuordnung, sondern lediglich eine belegbezogene. (Belegnummer, Buchungsdatum).

Werkzeuge der vorgangsbezogenen Zuordnung

Vorgangsnummer

Damit eine Zuordnung von Microsoft Dynamics 365 Business Central-Belegen zu Vorgängen möglich ist, werden alle relevanten Tabellen in Microsoft Dynamics 365 Business Central um das Feld Vorgangsnummer erweitert. Zusätzlich ist eine Funktion implementiert, die zu Beginn einer Belegkette automatisch eine Vorgangsnummer erzeugt (Nummernserie muss in der ECM Einrichtung hinterlegt sein) und diese bei der Erstellung eines weiteren dazugehörigen Belegs weiterreicht. Wenn eindeutige Nummernserien für die Belegnummern in Microsoft Dynamics 365 Business Central eingerichtet sind, kann die Belegnummer als Vorgangsnummer verwendet werden. Die Belegnummer wird in diesem Fall in das Feldes Vorgangsnummer kopiert.

Objektbezugsmatrix

In der ECM Objektbezugsmatrix wird definiert, welches Feld einer Tabelle der Vorgangsnummer entspricht. Ist hier das Feld Vorgangsnr. einer Tabelle hinterlegt, so stammt die Vorgangsnummer aus der in der ECM Einrichtung hinterlegten Nummernserie. Ist ein anderes Feld hinterlegt, z. B. Belegnr., so steht dieses Feld für die Vorgangsnummer.