Inforegister Allgemein

In der nachfolgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht der einzelnen Felder und deren Bedeutung:

Feld	Bedeutung
Nr.	Das Feld enthält den Primärschlüssel der Dokumentdefinition und bezeichnet diese eindeutig.
Beschreibung	Dieses Feld beschreibt die Dokumentdefinition und hat ausschließlich informativen Charakter.
Verwendungszweck	Das Feld bietet die Möglichkeit diese Dokumentdefinition für einen bestimmten Verwendungszweck zu konfigurieren. Der Verwendungszweck dient zum Beispiel dazu unterschiedliche Dokumentdefinitionen für unterschiedliche Verwendungsarten zu benutzen. So können z. B. bei "Drag and Drop" einer externen Datei zu einer Verkaufsbestellung andere Metadaten und Einstellungen verwendet werden, als bei der Buchung und anschließenden Archivierung des Verkaufsbestellungs-Belegs. Somit ergeben sich folgende Konfigurationsmöglichkeiten: leer: Die Dokumentdefinition wird für alle Verwendungszwecke herangezogen Bericht: Die Dokumentdefinition wird nur für die Archivierung des Berichts herangezogen (dies gilt auch für Speichern und Senden) Zuordnen: Die Dokumentdefinition wird nur für Barcodezuordnungen verwendet Datei: Die Dokumentdefinition wird nur für externe Dateien via Drag n Drop herangezogen Zuordnen & Datei: Kombination der Optionen "Zuordnen" und "Datei" Speichern und Senden: Die Dokumentdefinition wird nur beim Ausführen der ECM-Funktion "Speichern und Senden" verwendet Anzeige & Import: Die Dokumentdefinition wird nur verwendet, um Dokumente aus dem Repository in Echtzeit anzuzeigen. Zuordnen & Datei & Speichern und Senden: Kombination aus den zuvor genannten Optionen Speichere Tabellendaten: Die Dokumentendefinition wird nur verwendet, um den Inhalt einer BC-Tabelle als JSON zu archivieren. Hierfür muss der Report "Speichere Tabellendaten" ausgeführt werden, welcher auch als Aufgabe in den "ECM Aufgabewarteschlangenposten" angelegt werden kann. Die zu speichernde Tabelle wird in dem Feld "Tabellen-ID" angegeben. Wenn eine gewünschte Kombination von Optionen nicht wählbar ist, muss mit mehreren Dokumentdefinitionen für eine Belegart gearbeitet werden (z.B. "Bericht" und "Datei").
Vorlage	Über dieses Feld werden die Standardbelege ausgewählt. Zur Auswahl stehen daher alle debitorischen und kreditorischen Standardbelege von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Durch Auswahl des Belegs wird festgelegt, welcher Belegart (Angebot, Rechnung etc.) diese Dokumentdefinition zugeordnet wird. Aus der zu archivierenden Belegart ergeben sich verschiedene Standardeinstellungen, die im Normalfall in der Dokumentdefinition vorzunehmen sind. Diese Standardeinstellungen werden nach Auswahl der Belegart im Feld Vorlage in den folgenden Feldern automatisch vom System gesetzt: auf dem Inforegister Allgemein in den Feldern Nr., Belegart und Seiten-ID auf dem Inforegister Verwendung in den Feldern Art der Berichtsauswahl und Berichtsliste . Die Einstellungen in diesen Feldern (und weiteren Steuerungsfeldern der Dokumentdefinition) steuern das Systemverhalten. Die automatisch gesetzten Standardeinstellungen können ggf. manuell überschrieben werden.
Dokumentdefinitionsname	Dieses Feld dient der Benennung von Belegdefintionen, die nicht über die Tabellennummer (Tabellenbelegart) ermittelt werden sollen. Wenn in diesem Feld ein Eintrag vorhanden ist, dann wird diese Dokumentdefiniton nicht mehr über das Feld Tabellen-ID ermittelt.
Tabellen-ID	In diesem Feld ist anzugeben, aus welcher Ursprungstabelle von Microsoft Dynamics 365 Business Central die Daten für die Dokumentposten und die Indexfelder von EASY Archive / Microsoft SharePoint übernommen werden sollen (Datenherkunft der jeweiligen Dokumentdefinition). Die im Kopf der Dokumentdefinition enthaltene Tabellennummer dient dabei als Voreinstellung für die Definitionszeilen.
Tabellenname	Dieses Feld wird automatisch mit dem zum Feld Nr. gehörenden Tabellennamen vorbelegt.
Belegart	In diesem Feld erscheint eine Auswahlliste an Belegarten, wenn für diese Tabelle in der Objektbezugsmatrix das Feld Belegart definiert wurde.
Tabellen-ID archiviert	Hier kann eine Microsoft Dynamics 365 Business Central-interne "Archiv- / Historientabelle" eingetragen werden, wenn diese im Microsoft Dynamics 365 Business Central-Standard vorhanden ist (z. B. archivierte Angebote). Auf diese Weise können ein Angebot und ein archiviertes Angebot mit der gleichen Dokumentdefinition archiviert werden. Andernfalls müssten zwei Dokumentdefintionen eingerichtet werden, da sich die Belege auf unterschiedliche Tabellen beziehen.
Tabellenname archiviert	Dieses Feld wird automatisch mit dem zum Feld Tabellen-ID archiviert gehörenden Archivtabellennamen vorbelegt.
Seiten-ID	In diesem Feld ist die Seiten-ID der zur ausgewählten Microsoft Dynamics 365 Business Central-Tabelle gehörenden Seite auszuwählen.
Seitenname	Dieses Feld wird automatisch mit dem zum Feld Seiten-ID gehörenden Seitennamen vorbelegt.
Seiten-ID archiviert	Hier kann eine Microsoft Dynamics 365 Business Central-interne "Archiv- / Historienseite" eingetragen werden, wenn diese im Microsoft Dynamics 365 Business Central-Standard vorhanden ist (z. B. archivierte Angebote). Auf diese Weise können ein Angebot und ein archiviertes Angebot mit der gleichen Dokumentdefinition archiviert werden. Andernfalls müssten zwei Dokumentdefintionen eingerichtet werden, da sich die Belege auf unterschiedliche Tabellen beziehen.
Seitenname archiviert	Dieses Feld wird automatisch mit dem zum Feld Seiten-ID archiviert gehörenden Archivtabellennamen vorbelegt.
Klassifikation
Dokumentkategorie	Im diesem Feld können frei definierbare Klassifikationen von Belegen hinterlegt werden. Dokumentkategorien dienen der Gruppierung von Belegen und haben zudem informativen Charakter. Die Kategorien werden in das gleichnamige Feld der Dokumentposten (Dokumentverknüpfungen) übertragen. Somit wird ersichtlich, um welche Art von Beleg es sich bei einem einzelnen Dokumentposten handelt. Dokumentkategorien werden hier definiert.
Branchenlösungs-ID	Über dieses Feld lässt sich die Dokumentdefinition einer speziellen Branchenerweiterung zuordnen. Das Feld ist in Abteilungen > Verwaltung > Anwendung Einrichtung > EASY / SharePoint ECM > Einrichtung > Branche mit der Brancheneinrichtung verknüpft.
Korrigiert am	Zeigt an, wann die Dokumentdefinition das letzte mal geändert wurde.
Gesperrt	Durch Aktivierung dieser Option kann die aktive Nutzung der Dokumentdefinition abgeschaltet werden.
Startdatum	Definiert, ab wann diese Dokumentdefinition gültig ist. Auf diese Weise besteht die Möglichkeit, mehrere Dokumentdefinitionen für denselben Belegtyp einzurichten. Die Daten einer Dokumentdefinition können mit der Funktion Definition kopieren in eine neue Dokumentdefinition übernommen werden. Gültig ist jeweils die Dokumentdefinition mit einem Startdatum, das in der jüngsten Vergangenheit liegt.
Repository
ECM Servercode	In diesem Feld wird der Servercode hinterlegt, der bestimmt, über welchen Server die Schnittstelle bzw. diese spezielle Dokumentdefinition mit EASY Archive kommuniziert.
ECM Repository/Bibliothek Code	In diesen Feldern wird die Ablage von EASY Archive / Microsoft SharePoint angegeben, in die die zu speichernden Dokumente, Belege oder Berichte übergeben werden sollen. Wird hier kein Ziel hinterlegt, so wird lediglich eine PDF-Datei erzeugt und in dem Verzeichnis abgelegt, das in der PDF Generator Matrix im Feld Temp. PDF Datei Verzeichnis hinterlegt ist.
ECM Repository/Bibliothek Referenz
Versionierung	Ist diese Option aktiviert, wird eine Versionierung der abgelegten Dokumente vorgenommen.
Anzahl ECM Jahresrepositories/ Bibliotheken	Gibt die Anzahl der bereits angelegten Jahresbibliotheken zu dieser Dokumentdefinition an.
Dateinamenabfrage deaktivieren	Wird eine Datei per Drag & Drop archiviert und existiert im Microsoft SharePoint-Archiv bereits eine gleichnamige Datei, kann über einen Dialog angegeben werden, ob die Datei unter einem anderen Dateinamen oder als Version der in Microsoft SharePoint archivierten Datei gespeichert werden soll. Ist die Option aktiviert, wird die zu archivierende Datei ohne Abfrage immer als neue Version der vorhandenen Datei gespeichert.
SharePoint
Inhaltstyp	Handelt es sich bei dem angegebenen Ablageziel um eine Microsoft SharePoint-Bibliothek, kann in diesem Feld ein Microsoft SharePoint-Inhaltstyp angegeben werden.
Bibliothek Ordner erstellen	Ist diese Option aktiviert, erstellt die Schnittstelle einen neuen Bibliotheksordner.
Bibliothek erstellen	Ist diese Option aktiviert, erstellt die Schnittstelle eine neue Bibliothek.
Warteschlange
Zeitermittlungscode	In diesem Feld wird auf eine Zeitermittlungsmethode zugegriffen, die in der Einrichtung definiert wurde. Für jede Dokumentdefinition und somit auch für jede Belegart kann damit ein anderes Zeitverhalten der Speicherung / Archivierung definiert werden.
PDF/Metadaten sofort vorbereiten	Ist diese Option aktiviert, wird die Vorbereitung von PDF-Datei und Metadaten sofort durchgeführt. Diese Einstellung ist bei "flüchtigen" Belegen zwingend notwendig, da beispielsweise ein Auftrag nach Umwandlung in eine Rechnung, nicht mehr im System vorhanden ist und somit nicht mehr archiviert werden kann.
Sofort im ECM ablegen	Ist diese Option aktiviert, werden unmittelbar nach dem Druck oder der Buchung des Belegs die Metadaten laut Dokumentdefinition in der Tabelle "Metadaten Feldwert" abgelegt. Gleichzeitig wird eine PDF-Datei erstellt, in der ECM Warteschlang abgelegt und anschließend vom Client sofort archiviert. Dieser Prozess kann einige Zeit in Anspruch nehmen, bis das externe ECM System den Prozess (vollständige Archivierung) positiv abgeschlossen hat. Dieser Schalter sollte nur mit Bedacht in Einzelfällen aktiviert werden.
Gedroppte Dokumente sofort im ECM ablegen	Ist diese Option aktiviert, werden unmittelbar nach dem Dropp einer Datei auf die Dropzone die Metadaten laut Dokumentdefinition in der Tabelle "Metadaten Feldwert" abgelegt und anschließend sofort im ECM System abgelegt.
Meldung bei Vorbereitung	Über dieses Feld lässt sich einstellen, ob nach der Vorbereitung eine Meldung ausgegeben wird. Standardmäßig wird keine Meldung ausgegeben. Weitere Optionen: Bei Fehler: Bei jedem Fehler in der Vorbereitung, z. B. einem nicht verfügbaren Drucker, wird eine Meldung ausgegeben. Immer: Auch bei erfolgreicher Vorbereitung und Speicherung / Archivierung wird eine Meldung ausgegeben.

Eine Dokumentdefinition wird über den Datensatz (Record Referenz) gefunden. Dazu werden die Felder Tabellen-ID und ggf. Belegart aus dem Datensatz extrahiert. Wenn das Feld Belegart verwendet werden soll, muss dazu in der Objektbezugsmatrix das Feld Belegart definiert werden. Die Standardtabellen von Verkauf, Einkauf und Service sind in der Objektbezugsmatrix bereits vordefiniert. Über die Aktion Interne Standard Objektbezugsmatrix können die vorbelegten Einrichtungen eingesehen werden.

Für Branchenapplikationen ist es erforderlich, die Felder Tabellen-ID und Belegart in der Objektbezugsmatrix für die benötigte Tabelle der Branchenlösung einzurichten. Auf diese Weise kann die Schnittstelle auch branchenspezifische Belege berücksichtigen. Die Felder Tabellen-ID, Belegart und Verwendungszweck sind damit die entscheidenden Parameter zwischen Datensatz und der Dokumentdefinition für Archivierung / Ablage und Zuordnung.