Die Dokumentdefinitionszeilen legen in erster Linie die Beziehung zwischen Microsoft Dynamics 365 Business Central-Tabellenfeldern und den Metadata-Feldern von EASY Archive / Microsoft SharePoint detailliert fest. Die Datenherkunft aus Microsoft Dynamics 365 Business Central wird in den Feldern Art bis Herkunftsname angegeben, die Datenverwendung, d. h. die Zielfelder in EASY Archive / Microsoft SharePoint, wird im Feld ECM Bibliothek/Ablage - Feld ID definiert. Zudem wird über die Felder Buch.-Blatt - Postenfeldnr. und Feldname gesteuert, welche Daten beim Export von Belegen, die dieser Dokumentdefinition zugeordnet sind, in die Dokumentposten von Microsoft Dynamics 365 Business Central übertragen werden.

Feld	Bedeutung
Art	Über dieses Feld wird die Art der Daten, die in ein Metadatenfeld der ECM-Ablage übertragen werden, festgelegt: Feld, Metadaten, Variable oder Reportoption.
Mastertabellen-ID	Die Mastertabellennr. entspricht in der Regel der Tabellennr. der ausgewählten, im Kopf der Dokumentdefinition angezeigten Tabelle.
Tabellen-ID	Um Daten aus einer anderen als der im Kopf der Dokumentdefinition (Inforegister Allgemein) hinterlegten Tabelle zu übertragen, kann hier die jeweilige Tabellennr. angegeben werden.
Herkunftsfeld-ID	Dieses Feld enthält die Feld-ID des ausgewählten Feldes der Microsoft Dynamics 365 Business Central-Tabelle.
Herkunftsname	Dieses Feld enthält den Namen des ausgewählten Feldes der Microsoft Dynamics 365 Business Central-Tabelle.
Mappingcode	In diesem Feld kann ein ECM-Mappingcode hinterlegt werden. (Durch Betätigung des Assist-Edits kann die Zusammenstellung von Mappingcode und Parameter getestet werden.)
Bei Run Modal nicht ausführen	Führt diese Zeile nicht aus, um RunModal-Commit Fehler zu vermeiden. Dies wird normalerweise nur für Mapping Codes benötigt, welche Einfüge-/Änderungs-/Lösch-Aktionen durchführen.
Parameter	Hier kann ein Parameter angegeben werden, der bei der Zuordnung von Daten berücksichtigt werden soll. Dieses Feld korrespondiert mit dem hinterlegten Mapping-Code. (Durch Betätigung des Assist-Edits kann die Zusammenstellung von Mappingcode und Parameter getestet werden.)
Format-Parameter	Definiert die Formatierrung des ausgegeben Werts der Zeile. Eingabe gemäß der Business Central AL format() Funktion.
Tabellenrelation	Definiert die Tabellenrelation des Feldes wenn eine Tabellen ID angegeben wurde. Assistent zum definieren benutzen.
Verarbeitungsoption Feldwerte	Ist als Datenquelle mehr als ein Feld angegeben, kann über die Einstellung in diesem Feld definiert werden, wie mit den Daten verfahren werden soll. Die Übertragung von Metadaten erfolgt immer sequentiell, d. h. die Felder werden nacheinander befüllt. Sind einem Feld zwei Quellfelder zugeordnet, legt die Einstellung in diesem Feld fest, wie der bestehende Feldinhalt behandelt wird, wenn das Feld zum zweiten Mal befüllt wird. Entweder werden die Daten im Feld kombiniert oder der zweite Wert überschreibt den bereits im Feld eingetragenen Wert. Die Option Schleife bezieht sich ausschließlich auf verknüpfte Tabellen. Z. B.: Wenn bei zu einem Bestellkopf die Bestellzeilen verknüpft werden, dann kann mit der Option Schleife aus allen zugehörigen Bestellzeilen die Feldwerte übertragen werden.
ECM Repository/Bibliothek - Feld-ID	In diesem Feld wird festgelegt, welchem ECM-Metadatenfeld die Daten aus Microsoft Dynamics 365 Business Central zugeordnet werden.
ECM Repository/Bibliothek - Feldname	Dieses Feld enthält den Namen des ausgewählten ECM-Metadatenfeldes.
Metadatenfeld anzeigen	Dieses Feld legt fest, ob das Metadatenfeld auf der Seite Datei zuordnen angezeigt wird.
Buchblatt - Posten Feldnr.	Dieses Feld definiert, in welches Feld der Dokumentpostentabelle die Daten der jeweiligen Zeile geschrieben werden.
Feldname	Dieses Feld enthält den Namen des ausgewählten Dokumentpostenfeldes.
Kontoart	Das Feld steuert, welchen Inhalt das Feld Kontoart in der Dokumentpostentabelle erhält. Die Kontoart kann lediglich bei dem Feldnamen Kontonr. bzw. Buch.-Blatt - Postenfeldnr. 4 angegeben werden.
CRM-Referenz	Hier kann gewählt werden, welchem Feld in den Aktivitätenprotokollposten der Feldwert dieser Zeile zugewiesen wird, falls eine CRM-Integration genutzt wird.
Posten - Pflichtfeld	Mit dieser Option kann das Feld der Dokumentposten, in die die Daten der Zeile übertragen werden, als Pflichtfeld der Posten definiert werden. Für eine erfolgreiche Verarbeitung müssen die Pflichtfelder einer Tabelle gültige Daten enthalten. Diese Option sollte bei allen Feldern aktiviert werden, die notwendigerweise Daten aufweisen müssen, insbesondere bei Definitionszeilen für Vorgangsnummern. Wenn in einem Datensatz des Buch.-Blatts Informationen in einem Pflichtfeld fehlen, kann der Datensatz nicht zu einem Dokumentposten verbucht werden.
Metadaten - Pflichtfeld	Mit diese Option kann das Feld in der ECM-Ablage, in das die Daten der Zeile übertragen werden, als Pflichtfeld definiert werden. Für eine erfolgreiche Verarbeitung müssen die Pflichtfelder einer Tabelle gültige Daten enthalten. Ist die Option aktiviert und beim Export der entsprechende Indexfeldwert leer, wird der Status des Archiv-Warteschlangeneintrags mit dem Fehler 90 auf Abgebrochen gesetzt.
Bibliothek Ordner	Mit den Metadaten der Zeile wird ein Bibliothek Ordner angelegt.
Ordner-Inhaltstyp Inhaltstyp Ordner	Dieses Feld dient der Zuordnung des Microsoft SharePoint-Ordners zu diesem Inhaltstyp.
Ordnerfeld-Inhaltstyp	Dieses Feld dient der Zuordnung des Microsoft SharePoint-Ordnerfeldes zu diesem Inhaltstyp.
Metadaten Ziel
XML-Element	Die Felder XML-Element, XML-Attribut und XML-Knoten definieren die Einbettung des Feldwertes in die Struktur einer XML-Datei (nur bei Export einer XML-Datei für EASY Documents).
XML-Attribut
XML-Knoten
ECM Link - Abfrage Feldnr.	Die Felder ECM-Link - Abfrage Feldnr. und ECM-Link - Abfrage dienen dem Aufbau einer QuickView-URL (bei Einsatz von ehemals EASY Web).
ECM Link - Abfrage

Beispiele für Dokumentdefinitionszeilen

Das Feld "Art" mit dem Wert "Feld"

Weist das Feld Art die Einstellung Feld auf, wird im Feld Mastertabellennr. standardmäßig die Tabellennummer voreingestellt, die im Kopf der Dokumentdefinition (Inforegister Allgemein) im Feld Tabellennr. hinterlegt wurde. Im Feld Herkunftsfeld-ID ist das Feld anzugeben, aus dem Daten aus Microsoft Dynamics 365 Business Central an ein Metadatenfeld von EASY Archive / Microsoft SharePoint übertragen werden. Im Feld Herkunftsname wird automatisch der Name dieses Feldes ergänzt.

Um Metadaten nicht aus der Mastertabelle, sondern aus einer anderen verknüpften Tabelle zu übertragen, kann in der Dokumentdefinitionszeile das Feld Tabellennr. eingeblendet werden. Nach Angabe der jeweiligen Tabellennr. kann diese Tabelle über das Feld Parameter mit der Mastertabellennr. verknüpft werden. Quelle für die Übertragung der Metadaten ist in diesem Fall nicht mehr die Mastertabelle, sondern die verknüpfte Tabelle. Auf diese Weise können mehrere Tabellen verknüpft werden. Dies ist vor allem für den Transfer relevant.

Das Feld "Art" mit dem Wert "Variable"

Weist das Feld Art die Einstellung Variable auf, kann im Feld Herkunftsfeldnr. keine Microsoft Dynamics 365 Business Central-Tabelle angesprochen werden. In diesem Fall erfolgt die Datenübertragung über einen gültigen Mapping Code, der in dem gleichnamigen Feld anzugeben ist. Damit besteht die Möglichkeit, nicht nur in Microsoft Dynamics 365 Business Central vorhandene Daten übergeben zu können, sondern bei der Speicherung / Archivierung durch die als Mapping-Code hinterlegten Funktionen aktuelle Werte neu berechnen und an EASY Archive / Microsoft SharePoint übergeben zu lassen. Alle Mapping-Codes, die in der Einrichtung von EASY for Dynamics 365 BC hinterlegt sind, können hier angesprochen werden. Über die Mapping-Codes TIME und WORKDATE lässt sich beispielsweise der genaue Zeitpunkt der Speicherung / Archivierung dokumentieren. Wenn einem Mapping-Code feste Werte zugeordnet werden sollen, sind diese im Feld Parameter der Dokumentdefinitionszeilen zu hinterlegen. Des Weiteren kann über das Feld Mapping Code ein zu verarbeitender Mapping-Code auf einen Wert (einer Tabelle oder Variablen) angewendet werden.

Die Verwendung der Mapping-Codes wird durch Assistenten (Assist Edit-Schaltfläche) der Felder Parameter und Format Parameter unterstützt.

Das Feld "Art" mit dem Wert "Reportoption"

Weist das Feld Art die Einstellung Reportoption auf, besteht zum einen die Möglichkeit, die Optionen des Reports in einem Metadatenfeld zwischenzuspeichern, zum anderen können Reportoptionen für die PDF-Erstellung explizit vorbelegt werden.

Für die Vorbelegung einer Reportoption über die Dokumentdefinition und nicht über den Befehl SaveReportOption() im Report ist in der Zeile der Dokumentdefinition im Feld Parameter der Vorgabewert einzugeben.

Das Feld Parameter ist nur mit bestimmten Mapping-Codes zu verwenden, d. h. in Dokumentdefinitionszeilen der Art Variable, denen ein Mapping-Code zugeordnet wurde, der einen festen Wert erfordert.

Das Feld "Art" mit dem Wert "Metadaten"

Bei der Auswahl der Option Metadaten kann kein Wert für das Feld Herkunfsfeld-ID ausgewählt werden. Damit wird der Feldwert aus der Dokument-Buch.-Blattzeile (Feld Buchblatt - Postenfeldnr.) verwendet, beispielsweise bei Drag and Drop das Feld Beschreibung aus der Buch.-Blattzeile für das Archiv.