Die Dokumentposten stellen die Protokollierung aller archivierten Dokumente dar und entstehen durch das Buchen von Archivierungsaufträgen.

In den Dokumentposten sind alle Metadatenfelder zusammen mit dem Link zu den archivierten Dokumenten (Dokumentreferenz) zu finden. Daher ist diese Seite der optimale Ort, um zu recherchieren und historische Belege zu finden. Die Dokumentposten bieten mehrfache Möglichkeiten die archivierten Belege anzusehen, die zugehörigen Datensätze aufzurufen und die Vorgänge zu verfolgen, in denen die gesuchten Belege vorkommen.

Aktionen der ECM Dokumentposten

Aktionen	Bedeutung
Funktion
Dokument stornieren	Diese Aktion storniert einen Dokumentposten. D.h. der Posten wird entfernt und es wird eine Dokument Stornoposten geschrieben.
Dokument stornieren & neuen Abwarten Buch.-Blatteintrag erstellen	Diese Aktion storniert einen Dokumentposten, allerdings wird zusätzlich ein Eintrag im Abwarten Buch.-Blatt erzeugt. Dies ist z.B. notwendig, wenn ein Archivbeleg einem falschen Datensatz zugeordnet wurde.
Dokument stornieren & neuen ECM-Warteschlangeneintrag erstellen	Diese Aktion storniert einen Dokumentposten, allerdings wird zusätzlich ein Eintrag in der ECM Warteschlange erzeugt. Dies wird bspw. benötigt, wenn ein Dokument in einem falschen Repository abgelegt wurde.
ECM Dokumentposten bearbeiten	Öffnet den Assistenten für die Bearbeitung von Dokumentposten.
Aktionen
Dokument öffnen	Zeigt das Dokument an, welches in dem Dokumentposten verknüpft ist.
Drucken	Druckt das Dokument, welches in dem Dokumentposten verknüpft ist.
Senden	Versendet das Dokument, welches in dem Dokumentposten verknüpft ist, via E-Mail.
Datei Download	Lädt das Dokument herunter, welches in dem Dokumentposten verknüpft ist.
Import/Export
ECM Dokumentposten importieren	Bietet für Migrationsszeanrien die Möglichkeit Dokumentposten im XML-Format zu importieren.
ECM Dokumentposten exportieren	Bietet für Migrationsszeanrien die Möglichkeit Dokumentposten im XML-Format zu exportieren.
Zugehörig
Anzeigen
Datensatz öffnen	Öffnet den Datensatz in Business Central, welcher mit dem Dokumentposten verknüpft ist.
Standard Dokumentanzeige	Öffnet die Standard Dokumentanzeige. Wie das Dokument angezeigt wird, ist abhängig von der ECM Benutzer Einrichtung des Anzeige-Benutzers.
Erstes Dokument anzeigen	Zeigt immer das erste Dokument eines Dokumentpostens an.
Dokument Detailansicht	Öffnet die Dokument Detailansicht. Hierüber werden sämtliche Informationen (mehrere Anhänge, verschieden Versionen der Dokumente, etc.) über die Dokumente dargestellt.
Vorgang
ECM Vorgangsübersicht	Öffnet die ECM Vorgangsübersicht.
ECM Vorgangsnummerpuffer	Öffnet die Seite ECM Vorgangsnummerpuffer
ECM Vorgangsverknüpfung	Öffnet die Seite ECM Vorgangsverknüpfung.
ECM Vorgang 2 Verknüpfung	Öffnet die Seite ECM Vorgang 2 Verknüpfung.
Herkunftsdokumentposten (Transfer/Update)	Öffnet eine Seite der Dokument Stornoposten und zeigt den "Ursprungs"-Posten, also den Posten, der storniert wurde, um durch Update oder Transfer den aktuellen Dokumentposten zu erstellen.
Verknüpfte Informationen
Posten werden gesucht	Startet eine Suche, die alle zugehörigen Posten in Business Central zeigen, die mit dem Dokumentposten verknüpft sind.
Posten mit ECM Dokument-ID (Barcode) werden gesucht	Startet eine Suche, die alle zugehörigen Posten in Business Central zeigen, welche die selbe Dokument ID/ den selben Barcode haben, wie der Dokumentposten.
Posten mit Vorgangsnummer werden gesucht	Startet eine Suche, die alle zugehörigen Posten in Business Central zeigen, welche die selbe Vorgangsnummer haben, wie der Dokumentposten.
Historie
Aktivitätenprotokollposten	Zeigt die Aktivitätenprotokollposten an, die mit diesem Dokumentposten verknüpft sind.
ECM Dokumentjournale	Öffnet die ECM Dokumentjournale

Dokumentposten bearbeiten

Dieser Assistent ist gedacht um Massendaten zu verarbeiten! Hierfür müssen immer die notwendigen Einrichtungen vorhanden sein!!!

Tipp: Die Bearbeitungsschritte des Assistenten sollten zuerst über die ECM Vorgangsübersicht oder ECM Transfer/Update Buch.-Blätter in Einzelschritten ausgeführt und getestet werden.

Diese Funktion bietet die Möglichkeit, bereits gebuchte Dokumentposten nachträglich zu ändern, um ggfs. Metadaten zu ergänzen oder ganze Posten entweder zu transferieren oder zu stornieren.

Aufgabe	Beschreibung
Datensatz-ID setzen	Diese Aktion ermittelt eine nicht vorhanden Datensatz-ID.
Datensatz-ID Neu zuordnen	Die Funktion sucht anhand der Datensatz-ID die zugehörige Dokumentdefinition und führt die Funktion Datensatz zuordnen aus (z. B. zu VK-Rech zuordnen).
Ergänzen durch Beleg Nr.	Diese Aktion startet eine Suche mit der Belegnummer und ordnet dem zu archivierenden Dokument den gefundenen Datensatz zu. Dies funktioniert nur bei Dokumentdefinitionen, bei denen die Option Zum Abwarten Buch.-Blatt mit Stapelverarbeitung zuordnen auf der Registerkarte Zuordnung aktiviert ist.
Ergänzen durch ECM Dokument ID (Barcode)	Diese Aktion startet eine Suche mit dem Barcode und ordnet dem zu archivierenden Dokument den gefundenen Datensatz zu. Standardmäßig wird ein Dokument zu jedem gefunden Vorgang mit Hilfe des Barcodes zugeordnet. Dabei werden folgende Einrichtungen verwendet, um das Feld für den Barcode zu definieren und festzulegen, welche Tabellen überhaupt durchsucht werden sollen. Dabei werden nur Tabellen durchsucht, für die das Feld für den Barcode definiert wurde. Mit Hilfe der Aktion Dokumentkategorie Zuordnung wird einer Dokumentkategorie eine Dokumentdefinition zugeordnet. Dabei wird das Feld für den Barcode definiert, über das die Zuordnung erfolgen soll. Einer Dokumentkategorie können mehrere Dokumentdefinitionen zugeordnet werden. (1. Priorität) oder Über das Feld Feldnr. Barcode, das in der Objektebezugsmatrix definiert wurde. (2. Priorität) Bei Dokumentdefinitionen gibt es dafür die besonderen Einrichtungsfelder Verarbeitungsoption Barcode zuordnen, Vorgangsverfolgung und Priorität.
Ergänzen durch Vorgang Nr.	Die Funktion sucht anhand der Vorgangsnr. und ordnet dem zu archivierenden Dokument den gefundenen Datensatz zu.
Ergänzen durch Konto Nr.	Die Funktion sucht anhand der Kontonr. und ordnet dem zu archivierenden Dokument den gefundenen Datensatz zu.
Ergänzen durch Kontakt Nr.	Die Funktion sucht anhand der Kontaktnr. und ordnet dem zu archivierenden Dokument den gefundenen Datensatz zu.
Vorgangsnummer synchronisieren	Diese Funktion synchronisiert die Vorgangsnummern innerhalb eines Vorgangs (keine oder unterschiedliche Vorgangsnummern). Wenn die Vorgangsnummer eines Datensatzes irgendwo in einer Tabelle das Schlüsselfeld ist, dann wird diese Vorgangsnummer zur Synchronisation verwendet. Wird allerdings in einem Dokumentposten eine Vorgangsnummer gefunden, so hat diese immer Vorrang vor einer Vorgangsnummer, die in einer anderen Tabelle gefunden wurde.
Vorgangsnummer per ECM Vorgangsübersicht setzen	Wenn in der Vorgangsübersicht Belege gefunden werden, die zwar dem Vorgang zuzuordnen sind, aber mit unterschiedlichen Vorgangsnummern versehen sind, so besteht hier die Möglichkeit die Vorgangsnummer für alle Belege einheitlich auf die Vorgangsnummer des Pimären Vorgängers zu aktualisieren. Hierfür muss eine passende ECM Vorgangsübersicht vorhanden sein.
Prüfen von Vorgangsdubletten per ECM Vorgangsübersicht	Diese Funktion findet Dubletten der selben Vorgangsnummer und sorgt dafür, dass pro Barcode nur eine Vorgangsnummer existiert. Hierfür muss eine passende ECM Vorgangsübersicht vorhanden sein.
Transferieren	Diese Funktion erstellt einen Eintrag in die ECM Warteschlange mit der Aufgabe Transfer, um das Dokument in ein anderes Repository zu transferieren. Wenn die Einrichtung nicht vollständig ist, wird ein ECM Transfer/Update Buch.-Blatt mit dem Verwendungszweck Transfer erzeugt. Hierfür muss eine passende ECM Transfer/Update-Dokumentdefinition vorhanden sein.
Update	Diese Funktion erstellt einen Eintrag in die ECM Warteschlange mit der Aufgabe Update, um das Dokument in einem Repository zu aktualisieren. Wenn die Einrichtung nicht vollständig ist, wird ein ECM Transfer/Update Buch.-Blatt mit dem Verwendungszweck Update erzeugt. Hierfür muss eine passende ECM Transfer/Update-Dokumentdefinition vorhanden sein.
Stornieren	Diese Funktion storniert den ausgewählten Dokumentposten. Dabei wird der Datensatz in die Tabelle Stornierte Dokumentposten verschoben.
Stornieren & neuen Abwartebuchblatt Eintrag	Diese Funktion storniert den ausgewählten Dokumentposten. Dabei wird der Datensatz in die Tabelle Stornierte Dokumentposten verschoben und ein Eintrag mit dessen Daten im Abwarten Buch.-Blatt erstellt.
Dok. Referenz Dubletten stornieren	Diese Funktion findet doppelte Dokumentreferenzen und storniert diese.
Verfallsdatum setzen	Setzt ein Verfallsdatum für einen Dokumentposten anhand der Dokumentkategorie Einrichtung. Später kann nach dem Verfallsdatum gefiltert und der Posten storniert werden.