Der generelle Prozess innerhalb von Dynamics 365 Business Central folgt den Standardabläufen, die hier genauer eingesehen werden können: https://docs.microsoft.com/de-de/dynamics365/business-central/purchasing-manage-purchasing

EK-Rechnungsverarbeitung:

Der Einkauf-Rechnungsverarbeitungsprozess beginnt in EASY Invoice mit dem Scan einer Einkaufsrechnung. Je nach Konfiguration werden Metadaten vom Beleg extrahiert und zur Verfügung gestellt. Nach der erfolgreichen Bearbeitung des Belegs im EASY Invoice wie z. B. der Genehmigung des Belegs und/oder Bearbeitung der extrahierten Daten, wird der Belegdatensatz vom EASY Invoice-System an den ECM Invoice JSON Web Service in Dynamics 365 Business Central übergeben. Dieser Datensatz enthält die zum Beleg gehörenden Metadaten inklusive der Pflichtfelder: Workflow Beleg ID & ECM Beleg ID (Barcode).

Nach einer erfolgreichen Validierung des übergebenen Datensatzes wird eine ungebuchte Einkaufsrechnung (Kopf und Zeilen) erstellt, die auf der Seite Einkaufsrechnungen zu finden ist. Die oben genannten Pflichtfelder sind in diesen Seiten integriert, und in der ECM Factbox wird der zum Datensatz gehörende Beleg dargestellt.

Folgende EK-Rechnungsszenarien sind im Standard vorkonfiguriert:

  1. Ohne Bestellbezug: Hierbei wird eine ungebuchte Einkaufsrechnung mit den Daten aus dem von EASY Invoice übermittelten JSON-Objekt erstellt. Das Feldmapping entspricht hierbei dem Mapping in Business Central.
  2. Mit Bestellbezug: Hierbei wird in dem JSON-Objekt eine Bestellnummer angegeben und die ungebuchte Rechnung wird mit den Daten aus der damit gefundenen Bestellung befüllt. Anschließend werden ggf. fehlende Feldwerte aus dem JSON-Objekt ergänzt. 
  3. Mit Bestellbezug und Wareneingang: Hierbei wird eine ungebuchte Rechnung wie in Szenario 2 erstellt, aber zusätzlich wird in dem JSON-Objekt eine Wareneingangsnummer angegeben, woraufhin die Standardfunktion Wareneingangszeilen holen pro Zeile ausgeführt wird.

Diese Szenarien sind nicht auf eine bestimmte Rechnung festgelegt, sondern jede Zeile einer Rechnung kann eines der drei Szenarien beinhalten!

Beispiel: Es wird eine Rechnung mit drei Zeilen von EASY Invoice an Business Central übergeben. Dabei hat die erste Zeile einen Bestellbezug ohne Wareneingang, die zweite Zeile einen Bestellbezug mit Wareneingang und die dritte Zeile enthält einen Frachtzuschlag. Jede Zeile wird nun wie oben beschrieben verarbeitet.

EK-Gutschrift

Der Einkauf-Gutschriftverarbeitungsprozess beginnt in EASY Invoice mit dem Scan einer Einkaufsgutschrift. Je nach Konfiguration werden Metadaten vom Beleg extrahiert und zur Verfügung gestellt. Nach der erfolgreichen Bearbeitung des Belegs im EASY Invoice wie z. B. der Genehmigung des Belegs und/oder Bearbeitung der extrahierten Daten, wird der Belegdatensatz vom EASY Invoice-System an den ECM Invoice JSON Web Service in Dynamics 365 Business Central übergeben. Dieser Datensatz enthält die zum Beleg gehörenden Metadaten inklusive der Pflichtfelder: Workflow Beleg ID & ECM Beleg ID (Barcode).

Nach einer erfolgreichen Validierung des übergebenen Datensatzes wird eine ungebuchte Einkaufsgutschrift (Kopf und Zeilen) erstellt, die auf der Seite Einkaufsgutschriften zu finden ist.

Folgende EK-Gutschriftszenarien sind im Standard vorkonfiguriert:

  1. Ohne EK-Reklamation: Hierbei wird eine ungebuchte Einkaufsgutschrift mit den Daten aus dem von EASY Invoice übermittelten JSON-Objekt erstellt. Das Feldmapping entspricht hierbei dem Mapping in Business Central.
  2. Mit EK-Reklamation: Hierbei wird in dem JSON-Objekt eine Reklamationsnummer angegeben und die ungebuchte Gutschrift wird mit den Daten aus der damit gefundenen Reklamation befüllt. Anschließend werden ggf. fehlende Feldwerte aus dem JSON-Objekt ergänzt. 
  3. Mit EK-Reklamation und Warenrücksendung: Hierbei wird eine ungebuchte Gutschrift wie in Szenario 2 erstellt, aber zusätzlich wird in dem JSON-Objekt eine Warenrücksendungsnummer angegeben, woraufhin die Standardfunktion "Warenausgangszeilen holen" pro Zeile ausgeführt wird.

Diese Szenarien sind nicht auf eine bestimmte Gutschrift festgelegt, sondern jede Zeile einer Gutschrift kann eines der drei Szenarien beinhalten!