ECM Dokumentkategorien
Die Dokumentkategorien dienen der Klassifikation archivierter Belege. Sie können frei definiert und bezeichnet werden. Die Bezeichnungen haben lediglich informativen Charakter. Über die Dokumentkategorie-Beschreibungen lässt sich auf einfache Weise feststellen, um welche Art von Beleg es sich bei dem jeweiligen Eintrag in den Dokumentposten handelt.
Dokumentkategorien werden innerhalb der Dokumentposten in das Feld Dokumentkategorie übertragen, sofern dies in den Dokumentdefinitionen eingerichtet wurde. In den Dokumentdefinitionen kann hierzu eine Dokumentkategorie in dem gleichnamigen Feld des Inforegisters Allgemein hinterlegt werden.
Mit der Variablen DOCUMENTTYPE kann die Dokumentkategorie zudem als Metadatenfeld in das ECM-System übergeben werden.
In der nachfolgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht der einzelnen Felder und deren Bedeutung:
Feld | Bedeutung |
|---|---|
Code | Dieses Feld benennt die Dokumentkategorie. |
Beschreibung | In diesem Feld kann eine weiterreichende Beschreibung hinterlegt werden. |
Gesperrt | Ist die Checkbox aktiviert, gilt diese Dokumentenkategorie als gesperrt. |
Kategorie | Dient der weiteren Gruppierung von verschiedenen Dokumentkategorien. Diese Kategorien werden mit Hilfe der Einrichtung "Kategorie Primärfilter" zur Filterung verwendet. |
Capture | Diese Feld wird nicht intern verwendet. Externe Capturekomponenten können dieses Feld via SQL-View/ Webdienst auswerten. |
Aufbewahrungsfrist in Jahren | Hier kann die Aufbewahrungsfrist pro Dokumentkategorie eingerichtet werden. Es dürfen nur ganze Zahlen verwendet werden. |
Sicherheitslevel | In diesem Feld kann der Sicherheitslevel für diese Dokumentenkategorie eingerichtet werden. Wenn ein Sicherheitslevel für die Klassifizierung von Dokumenten verwendet wird, gilt die Regel: Je höher das Sicherheitslevel eins Belegs, desto weniger Benutzer dürfen diesen einsehen. Ist das Sicherheitslevel eines Benutzers geringer, als das im Dokumentposten eingetragene, wird dem Benutzer der archivierte Beleg nicht angezeigt. Das Sicherheitslevel ist erst dann aktiv, wenn in der ECM Einrichtungsmatrix Branche das Feld "Zugriffsrecht ECM Posten" eingerichtet ist. |
* Wenn ein entsprechender Mappingcode angelegt wird, können über den Parameter Dokumentkategorie zwei zusätzliche Felder an die Dokumentposten und an das Archiv übergeben werden:
Um die Funktionen nutzen zu können, müssen diese im Projekt aktiviert und eingerichtet werden.
Aktion | Bedeutung |
|---|---|
Kategorie Primärfilter | Öffnet die Seite "Kategorie Primärfilter"Hier haben Sie die Möglichkeit, die Auswahl der Dokumentkategorien bei der Zuordnung von Dokumenten einzuschränken. Dieser Filter kann pro User, Tabelle und/oder Seite gesetzt und bei Bedarf vom Benutzer wieder gelöscht werden. Es können mehrere Kategorien pro User, Tabelle und/oder Seite gesetzt werden. Standardmäßig werden alle Dokumentkategorien angezeigt. Beispiel: Sind mehrere Dokumentkategorien der Kategorie "Einkauf" zugeordnet und ist die Kategorie "Einkauf für eine spezielle Seite eingerichtet (EK-Rechnung), so stehen auf der Seite nur die Dokumentkategorien der Kategorie "Einkauf" zur Verfügung. |
Dokumentkategorie Matrix | Zeigt die Seite mit den Zuordnungen zu den Dokumentkategorien. Standardmäßig wird einer Dokumentdefinition eine Dokumentkategorie zugeordnet. Mit Hilfe dieser Einrichtung können mehrere Dokumentkategorien eine Dokumentdefinition zugordnet werden. Die Unterscheidungskriterien, nach denen die gewünschte Dokumentkategorie ausgewählt wird, wird hier festgelegt. Beispiel: Standardmäßig ist für die ECM Dokumentdefinition "Auftrag" die Kategorie "VK-Auftrag" eingerichtet. Wenn für gedroppte Dokumente auf der Seite der VK-Aufträge nun eine andere Dokumentkategorie verwendet werden soll, so ist dies über den Verwendungszweck hier einzurichten. Besonders hilfreich ist dieses Feature bei der Zuordnung von Belegen zu Fibu Buch.-Blättern, da hier verschieden Dokumentkategorien benötigt werden. |
Dokumentposten | Öffnet die Seite der ECM Dokumentposten, gefiltert auf die ausgewählte Dokumentkategorie. |
Zuordnung mit Stapelverarbeitung | Wenn ein einfaches Barcodeszenario (z. B., wenn beim Buchen von EK Rechnungen ein Abw.-Buch.-Blatteintrag erzeugt und mit dem entsprechenden Beleg mit Barcode verknüpft wird) nicht verwendet werden kann, können Stapelverarbeitungsreports eingesetzt werden. Für diese Stapelverarbeitungsreports dient diese Einrichtungstabelle.
Bei diesen Szenarien wird für externe Belege in Microsoft Dynamics 365 Business Central kein Abw.-Buch.-Blatteintrag erstellt, sondern einer der zuvor genannten Reports verwendet und in den ECM Aufgabenplaner eingestellt. Mit Hilfe dieser Einrichtung und der Objektbezugsmatrix wird der nicht zugeordnete Beleg aus dem Archiv einen Datensatz in Business Central zugeordnet. |
Dokumentkategorie Matrix Intern | Hier wird mit protokolliert, wie oft, wo und mit welchem Filter eine Dokumentekategorie verwendet wird. Dies ist hilfreich, um die Dokumentekategorie Matrix nach eigenen Wünschen einzurichten. |
Abwarten Buch.-Blatt | Öffnet die Seite des ECM Abwarten Buch.-Blatt, gefiltert auf die ausgewählte Dokumentkategorie. |