Ist kein automatischer Import möglich, da keine Metadaten vorhanden sind oder nicht extrahiert werden können, kann der Import auch manuell im “ECM Abwarte Buch.-Blatt” erfolgen.

Konfiguration

Anlage eines Types in DM

Um diese Dokumente von den anderen zu trennen und den Import zu steuern, ist es empfehlenswert einen separaten Type anzulegen:

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Folgende Traits wurden für dieses Beispiel hinzugefügt. Da wir im Anschluss den Eintrag im DM aktualisieren wollen, haben wir alle BC Traits zugewiesen:

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Import der aktualisierten Struktur in BC

Da die Struktur in DM geändert wurde, dies aber BC noch nicht bekannt ist, muss diese in BC neu eingelesen werden. Das erfolgt im ECM Server:

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Konfiguration der Importdefinition

Die Importdefinition muss neu angelegt werden und sollte auf den neuen Type (In BC: Repository) verweisen:

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Da keine Metadaten in DM generiert werden, müsste in den Zeilen keine Zuweisung der einzelnen Felder erfolgen. Falls manchmal doch Felder bereits in DM gefüllt werden, können diese hier zum ECM Buch.-Blatt gemappt werden. Diese Metadaten können im Buch.-Blatt dann angezeigt werden und als Erfassungshilfe dienen.

Das Feld Tabellen-ID ist obligatorisch als Pflichtfeld zu definieren. Damit wartet das Buch.-Blatt, bis das importierte Dokument einem Datensatz in BC zugeordnet wurde.

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Außerdem muss definiert werden, wie BC neue Dokumente findet. Für DM ist dies derzeit nur anhand von “Datum/Uhrzeit Sekunden” möglich. Wir definieren außerdem, dass der Import alle 5 Minuten erfolgen soll:

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Um die Dokumente in BC zu finden, sollten diese in ein separates Buch.-Blatt laufen. Dieses muss dann von einem Benutzer kontrolliert werden:

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Optional: Update der Metadaten in DM

Möchten wir im Anschluss den Eintrag in DM mit Metadaten anreichern, muss der “Verarbeitungsschritt nach Buchen” mit Update befüllt werden.

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Beispielablauf

Anlage eines neuen Dokuments in DM

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In diesem Beispiel, sollten keine Metadaten angegeben werden, diese können später über BC angereichert werden.

Ausführen des Import

Der Import kann manuell in der Import Dokumentendefinition gestartet werden, oder automatisch über die “ECM Aufgabenwarteschlange” ausgelöst werden:

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Der Import importiert das Dokument nun in das “Abwarte Buch.-Blatt”. Sie können dort direkt reinspringen:

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Ansicht des Dokuments

Im “Abwarte Buch.-Blatt” können Sie das Dokument betrachten:

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Ist die Dateiendung des Dokuments im “ECM Benutzer” in der Dateierweiterung Dateibetrachter hinterlegt, können Sie es im integrierten Viewer anzeigen (falls vom Browser unterstützt):

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Zuordnung der Datei zu einem BC Datensatz

Die Buch.-Blatt Zeile muss, bevor sie gebucht werden kann, einem BC Datensatz zugewiesen werden. Dies erfolgt über die Aktionen:

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Im nächsten Schritt öffnet sich die ausgewählte BC Seite und es muss ein Datensatz ausgewählt werden:

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Wird mit “OK” bestätigt, ist diese Zeile erfolgreich zugeordnet - der Status wurde auf Bereit geändert und die Zeile mit den Informationen aus der Export-“Dokumentdefinition” des ausgewählten Datensatzes ergänzt:

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Buchen der Buch.-Blatt Zeilen

Die Zeilen können nun über die Action “Buchungsbereite Zeilen Buchen” gebucht werden:

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Dokument im Datensatz anzeigen

Das Dokument wurde nun dem BC Datensatz zugwiesen und erscheint in der FactBox des zuvor ausgewählten Datensatzes und kann darüber geöffnet werden:

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Optional: Update der Metadaten in DM

Diese Schritte können über die “ECM Aufgabenwarteschlange” automatisiert werden. Sie werden hier aber trotzdem zum Verständnis einzeln dargestellt.

Wurde zuvor die Einrichtung “Optional: Update der Metadaten in DM” ausgeführt, wird nach dem Buchen der “Abwarte Buch.-Blattzeile” ein “ECM Transfer/Update Buch.-Blatt” Eintrag erzeugt:

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Dieser Eintrag wird über “Buchen” “Status Prüfen” und anschließend “Buchen” verarbeitet.

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In der “ECM Warteschlange” steht nun ein neuer Eintrag, welcher automatisch abgearbeitet wird:

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Ist der Eintrag abgearbeitet, wurden die Metadaten in DM erfolgreich ergänzt:

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Ist in der Expot-”Dokumentendefinition” ein Ordner hinterlegt, wird das Dokument in den definierten Ordner verschoben.