Das Inforegister Vorgang - Zuordnung weist die gleichen Felder auf wie das Inforegister Zuordnung in den Dokumentdefinitionen. Buchblattzeilen werden sowohl beim Import erstellt als auch beim Export. Beim Import wird das Abwarten-Buch.-Blatt gefüllt, beim Export - vor dem Schreiben eines Dokumentpostens - eine temporäre Buch.-Blattzeile. In beiden Fällen können Buch.-Blatt Zeilen durch Informationen aus Dokumentposten ergänzt werden.

Standardmäßig werden für die Zuordnung von importierten Belegen zu Microsoft Dynamics 365 Business Central-Vorgängen die Einträge der Import-Dokumentdefinition verwendet. Für die Zuordnung von Vorgängen zu exportierten Belegen wird die entsprechende Dokumentdefinition herangezogen. Dies gilt auch für die Überprüfung der jeweiligen Pflichtfelder.

In der nachfolgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht der einzelnen Felder und deren Bedeutung:

Feld	Bedeutung
Abwarten Buch.-Blatt
Abwarten Buch.-Blatt: Dokumentposten mit ECM Dokument ID (Barcode) zuordnen	Über die Auswahlliste dieses Feldes lässt sich einstellen, ob dem Abwarten Buch.-Blatteintrag automatisch Metadaten aus dem Dokumentposten hinzugefügt werden sollen. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: Nie: Dem Abwarten Buch.-Blatteintrag werden niemals automatisch Metadaten vom Dokumentposten zugeordnet. Vor Zuordnung: Vor dem Eintrag in das Abwarten-Buch.-Blatt erfolgt eine einmalige Prüfung, ob dem Beleg Metadaten aus dem Dokumentposten zugeordnet werden sollen. (Beim) Prüfen : Die Einträge des Abwarten-Buch.-Blattes werden regelmäßig (zyklisch) auf die korrekte Füllung der Metadaten-Pflichtfelder geprüft und dabei wird zusätzlich geprüft, ob der Beleg durch Metadaten aus dem Dokumentposten ergänzt werden kann. Vor Zuordnung und Prüfen : Versucht die Zuordnung erstmalig vor dem Erstellen des Abwarten-Buch.-Blatteintrags und anschließend durch die regelmäßige Prüfung Der zugehörige Dokumentposten zum Abwarten-Buch.-Blatteintrag wird immer über das Feld ECM Document ID (Barcode) ermittelt. Im Abwarten-Buch.-Blatt werden nur Metadaten in leer Felder übernommen. Es werden keine Feldwerte ausgetauscht.
Präferierte Zuordnung	Hier kann gewählt werden, welche Art der Zuordnung bevorzugt wird. Zur Auswahl stehen Import Definition und Zuordnungsdefinition (365 Business Central).
Transfer / Update
Verarbeitungsschritt nach Buchung	In diesem Feld wird konfiguriert, welcher Verarbeitungsschritt nach einer erfolgreichen Buchung eines Belegs durchgeführt werden soll. Standardmäßig wird nach dem Buchen der betreffende Beleg archiviert und ein Dokumentposten geschrieben. Bei einem Transfer wird ein Dokument von einem Repository in ein anderes übertragen und dabei mit Metadaten angereichert. Ein Transfer kann entweder von einem Repository zum Nächsten auf ein und demselben ECM Server oder zwischen verschiedenen ECM Servern stattfinden. Bei dem Update eines Dokuments wird der entsprechende Eintrag im Repository aktualisiert. Durch die Aktualisierung des Eintrags im Repository bekommt dieser eine neue Dokument-ID. Daher wird ein neuer ECM Dokumentposten erstellt und der Alte wird storniert. Im neuen Dokumentposten finden sich die aktualisierten Metadaten wieder. leer: Nach dem Buchen wird ein Dokumentposten geschrieben. (Standardverhalten) Transfer: Es wird sowohl ein Dokumentposten, als auch ein Eintrag ins Transfer/Update Buch.-Blatt als Vorbereitung des Transfers geschrieben. Update: Es wird sowohl ein Dokumentposten, als auch ein Eintrag ins Transfer/Update Buch.-Blatt als Vorbereitung des Updates geschrieben. Transfer direkt ohne Dokumentposten: Nach erfolgreicher Verbuchung eines Belegs wird direkt im Anschluss ein Eintrag ins Transfer/Update Buch.-Blatt als Vorbereitung des Transfers geschrieben. Es wird kein initialer Dokumentposten erstellt, sondern nur der "finale" Dokumentposten nachdem das Dokument ins Zielrepository übertragen wurde. Update direkt ohne Dokumentposten: Nach erfolgreicher Verbuchung eines Belegs wird direkt im Anschluss ein Eintrag ins Transfer/Update Buch.-Blatt als Vorbereitung des Updates geschrieben. Es wird kein initialer Dokumentposten erstellt.
Präferierter Transfer	Hier kann festgelegt werden, ob die Import- oder Dokumentdefinition für den Transfer bestimmt ist.
Vorgang
Vorgangsart	In diesem Feld wird die Vorgangsart hinterlegt, die den Dokumentposten mitgegeben wird. Normalerweise reichen dafür zwei Vorgangsarten aus, die beispielsweise "PRIMÄR" und "SEKUNDÄR" heißen können. Belege mit der Vorgangsart "PRIMÄR" würden dann für die Informationsergänzung der externen Belege verwendet. Vorgangsarten werden im Einrichtungsmenü frei definiert.

*Die Felder im Abschnitt Transfer betreffen die Transferfunktionalität und werden dynamisch ein- oder ausgeblendet je nachdem, ob der Wert "Transfer" bzw. "Transfer direkt ohne Dokumentposten" im Feld "Verarbeitungsschritt nach Buchung" eingestellt ist.

Das Grundprinzip bei der Zuordnung:

Ein Beleg wird in das jeweilige Buchungsblatt gestellt, damit ihm ein Vorgang zugeordnet werden kann. Bei der Prüfung des zu vervollständigenden Belegs wird nach anderen Belegen mit derselben Vorgangsnummer gesucht. Der Datensatz des Belegs wird dann um die Daten des letzten Dokumentpostens ergänzt, auf den der Prüflauf trifft. Die Zuordnung von Buch.-Blattzeilen zu Microsoft Dynamics 365 Business Central-Vorgängen und die Überprüfung der Pflichtfelder wird immer vor dem Buchen der Dokumentposten durchgeführt.

Die Ergänzung von Buch.-Blattinformationen erfolgt dabei nach der Logik, die in der Import- bzw. Dokumentdefinition festgelegt wurde. Im Feld Präferierte Zuordnung im Inforegister Vorgang - Zuordnung bzw. Zuordnung kann eingestellt werden, ob die Import- bzw. Dokumentdefinition des Beleges verwendet wird. Da Vorgänge in der Regel nicht über importierte Belege erzeugt werden, sondern ausschließlich über die Speicherung / Archivierung exportierter Belege aus Microsoft Dynamics 365 Business Central, muss in den Import-Dokumentdefinitionen kein Verfahren festgelegt werden, nach dem Vorgänge automatisch erzeugt werden.

Wenn in einer Import-Dokumentdefinition im Inforegister Vorgang - Zuordnung im Feld Präferierte Zuordnung die Einstellung Export gewählt wird, sind die Felder Dokumentposten mit Barcode zuordnen sowie Vorgangsartfilter f. Ergänzung und Vorgangsart Filterart und die zugehörigen Felder in den Zeilen der Import-Dokumentdefinition daher nicht relevant. Für die Zuordnung wird dann die Dokumentdefinition verwendet.

Auffüllen von Buch.-Blattzeilen und das Zuordnen zu Vorgängen

Für das Auffüllen von Buch.-Blattzeilen und das Zuordnen zu Vorgängen gibt es die Varianten Vorgangsbezogene Zuordnung, Dokument Posten mit Barcode zuordnen und Barcodevergleich.

Vorgangsbezogene Zuordnung

Zur Ergänzung des Datensatzes eines Belegs werden die Daten des letzten Belegs mit identischer Vorgangsnummer herangezogen. Gesteuert wird der Ablauf durch die Einstellungen in den Feldern Vorgangsartfilter f. Ergänzung und Vorgangsart Filterart im Abschnitt Vorgang bezogene Zuordnung. Damit ist z. B. möglich, dass nicht einfach der letzte Beleg genommen wird, sondern eine oder mehrere andere Belegarten als führend für die Vervollständigung klassifiziert werden. Die Ergänzung erfolgt in diesem Fall nur über die führende Belegart.

Verdeutlicht wird dies am Beispiel folgender Importbelege, für die jeweils auch Dokumentdefinitionen angelegt worden sind:
Mit diesen Einstellungen werden nur die Dokumentposten der gebuchten Einkaufsrechnung für die Ergänzung von importierten Belegen herangezogen. Die beiden anderen Belegarten verweisen über die Vorgangsart SEKUNDÄR und den Vorgangsartenfiltern PRIMÄR für die Ergänzungsfunktion immer auf Belege mit der Vorgangsart PRIMÄR. Diese Vorgangsart besitzt nur die gebuchte EK-Rechnung, die somit ausschließlich für die Datenergänzung verwendet wird.

Das Optionsfeld Vorgangsart Filterart steuert, wie strikt die vorstehend beschriebene Abhängigkeit der SEKUNDÄR-Dokumente von den PRIMÄR-Dokumenten ist.

Mit der Option Vorzug werden primäre Dokumente bevorzugt für die Informationsergänzung der sekundären Dokumente herangezogen. Sind jedoch keine vorhanden, werden ersatzweise andere sekundäre Dokumente verwendet.
Mit der Option Einschränkung werden dagegen ausschließlich primäre Dokumente herangezogen und sekundäre Dokumente konsequent ignoriert. Wird kein primäres Dokument gefunden, kann der importierte Beleg nicht verbucht werden und es wird eine Zeile im Abwarten Buch.-Blatt erzeugt.

Dokumentposten mit Barcode zuordnen

Vor dem Erstellen einer Abwarten-Buch.-Blattzeile und/oder vor dem Prüflauf wird nach anderen Belegen mit demselben Barcode in den Dokumentposten (Dokumentverknüpfungen) gesucht. Der Datensatz des Buchungsblattes wird dann um die Daten des letzten Dokumentpostens ergänzt, auf den der Import trifft. Diese Ergänzung erfolgt entsprechend der Einstellung im Feld Dokumentposten mit Barcode zuordnen: Nie, Vor Zuordnung, Prüfen oder Vor Zuordnung und Prüfen.

Dieses Szenario wird z. B. bei Rückläufern von Lieferscheinen mit aufgedruckter Barcodenummer (= Belegnummer) verwendet:
Mit Hilfe der Dokumentdefinition wird der Lieferschein im ECM-System abgelegt und ein Dokumentposten erzeugt. In der Dokumentdefinition wird die Belegnummer zusätzlich im Feld Barcode abgelegt. Nach dem Scannen und dem Import des unterschriebenen Lieferscheins wird über den Barcode in den Dokumentposten der bereits abgelegte Lieferschein gesucht. Der Datensatz des Buchungblatts wird dann um die Daten des ursprünglichen Lieferscheins ergänzt. Nach dem Buchen des Dokumentpostens sind zwei Dokumentposten für den Lieferschein in Microsoft Dynamics 365 Business Central zu finden.

Barcodevergleich

Ein importierter Beleg gelangt über EASY Capture Plus und die ECM-Überwachung von EASY for Dynamics 365 BC in die Buchblattzeile im Abwarten Buch.-Blatt. Des Weiteren kann über die Funktion Barcode zuordnen und die zugehörige Dokumentdefinition eine weitere Buch.-Blattzeile im Abwarten-Buch.-Blatt für den Microsoft Dynamics 365 Business Central-Vorgang erzeugt werden.

Wenn das Feld Barcode von beiden Buch.-Blattzeilen, Microsoft Dynamics 365 Business Central-Vorgang und Import, übereinstimmt, werden die beiden Zeilen in einer Zeile zusammengeführt. Wird kein übereinstimmender Barcode gefunden, verbleiben die Buch.-Blattzeile im Abwarten-Buch.-Blat. So können z. B. im Abwarten-Buch.-Blatt Zeilen von Microsoft Dynamics 365 Business Central-Vorgängen stehen, die auf einen gescannten Beleg warten. Externe Belege können über die Barcode- und/oder Vorgangsnummer zugeordnet werden.