Externe Dateien werden ähnlich verarbeitet wie interne Belege, mit dem Unterschied, dass hier keine PDF-Datei gedruckt wird, sondern die externe Datei direkt als Dokument in den temporären Speicherort kopiert wird.

Wird eine externe Datei per Drag & Drop oder dem Dateiauswahldialog zur Archivierung erfasst, erfolgt ein Eintrag in die ECM-Warteschlange. Aus der Warteschlange wird die Datei dann sofort oder zeitversetzt für die Speicherung / Archivierung vorbereitet. Die Vorbereitung der Speicherung / Archivierung umfasst auch hier:

  • das Schreiben der Metadaten des Belegs in eine temporäre Tabelle
  • das Speichern der Datei in einem temporären Speicherort.

Nach der Vorbereitung der Archivierung erfolgt wiederum sofort oder zeitversetzt die eigentliche Speicherung / Archivierung im Archiv.
Dieser Vorgang besteht auch bei externen Dateien aus:

  • der Übertragung der Metadaten und der Datei in den entsprechenden Pool / die entsprechende Bibliothek (EASY Archive / Microsoft SharePoint)
  • der Rückmeldung der Dokumenten-ID und der archivseitigen Metadaten nach Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Die archivierte Datei ist aus Microsoft Dynamics 365 Business Central heraus im archivierten Originalformat zugänglich und wird über einen Dokumentposten (Dokumentverknüpfung) verwaltet. Dieser dokumentiert die Speicherung / Archivierung und dient aus Microsoft Dynamics 365 Business Central zu Recherchezwecken. Er enthält auch bei externen Dateien alle relevanten Daten wie Beleg-ID, Vorgangsnummer, Metadaten und Referenz auf die archivierte Datei in EASY Archive / Microsoft SharePoint.