ECM Import-Dokumentdefinitionen

Import-Dokumentdefinitionen sind in Aufbau und Funktion weitestgehend identisch mit Dokumentdefinitionen.

In Import-Dokumentdefinitionen wird definiert, wie die von externen Anwendungen im ECM-System abgelegten Dokumente in Microsoft Dynamics 365 Business Central importiert werden. Anschließend werden die Dokumente mit Hilfe einer zutreffenden  Dokumentdefinition Vorgängen oder Belegen zugeordnet.

Generell können alle Ablagen, in denen Dokumente aus externen Anwendungen erfasst werden, per Import-Dokumentdefinition verarbeitet werden, z. B.:

• Ablagen, in denen mit einer entsprechenden Anwendung gescannte Dokumente abgelegt werden (z. B. mit EASY Capture Plus eingescannte Papierbelege)
• Ablagen, in denen mit einer entsprechenden Anwendung erfasste Microsoft Office-Dokumente abgelegt werden (z. B. mit EASY Capture Plus erfasste Microsoft Word-/Excel-Dateien, E-Mails)
• Ablagen, in denen mit einer entsprechenden Anwendung erzeugte Printbelege abgelegt werden (z. B. mit EASY Capture Plus archivierte Drucklisten)
• Ablagen, in denen mit einer entsprechenden Anwendung erfasste sonstige Dokumente abgelegt werden (z. B. mit einer Bulk-Import-Anwendung erfasster Output von Fremdsystemen wie EDI, MDE, Kassen, BDE etc.)

Für die Verarbeitung solcher Dokumente durch EASY for Dynamics 365 BC ist es erforderlich, dass die in entsprechenden Szenarien erfassten Dokumente ein als Metadatum im ECM-System gespeichertes Identifikationsmerkmal besitzen (bei Scan-Belegen z. B. eine Barcode-Nummer, die auch in Microsoft Dynamics 365 Business Central bekannt ist), das einen Bezug zu einem Beleg, Datensatz oder Vorgang in Microsoft Dynamics 365 Business Central herstellt.

Ein wesentlicher Unterschied zwischen Dokumentdefinitionen und Import-Dokumentdefinition ist, dass importierte Belege mit wesentlich weniger Metadateninformationen importiert werden. Da z. B. beim Scannen oder bei der manuellen Ablage aus Microsoft Office nur eine sehr begrenzte Anzahl an Metadaten des Belegs in das ECM-System eingehen, stehen für den Import in Microsoft Dynamics 365 Business Central auch nur sehr wenige Metadaten zur Verfügung.

Nach dem Import der Daten per Import-Dokumentdefinition in Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet EASY for Dynamics 365 BC Funktionen zur Ergänzung der Verschlagwortung. Beispielsweise können die Metadaten importierter Belege aus den Daten exportierter Belege desselben Vorgangs automatisch ergänzt werden. Auf diese Weise reduziert sich die Notwendigkeit, beispielsweise der manuellen Dateneingabe, auf ein Minimum.

Aufgrund der begrenzten Metadateninformationen importierter Belege sind auch die Import-Dokumentdefinitionen im Vergleich zu den Dokumentdefinitionen funktional eingeschränkt.

Für Scan-Szenarien z. B. ist in der Regel eine einzige Import-Dokumentdefinition ausreichend. Über die ECM-Belegart und die Zuordnung des importierten Belegs zu einem Vorgang wird der gescannte Beleg durch EASY for Dynamics 365 BC mit allen notwendigen Informationen versehen.

Wenn in EASY Archive / Microsoft SharePoint nur mit einer einzigen Ablage für zu importierende Belege (z. B. Scan-Belege) gearbeitet werden soll, ist also auch nur eine Import-Dokumentdefinition einzurichten.

Es können jedoch auch mehrere Import-Dokumentdefinitionen eingerichtet und genutzt werden, die dann die Daten aus der jeweils zutreffenden ECM-Ablage holen. Grundsätzlich muss für jede Import-Ablage eine eigene Import-Dokumentdefinition eingerichtet werden.

Importierte Belege werden ausschließlich bestehenden und in Microsoft Dynamics 365 Business Central automatisch oder manuell generierten Vorgängen zugeordnet.

Grundprinzip des Imports (Beispiel Scan):

Ein Beleg wird über ein Scan-Programm in die Import-Ablage des ECM-Systems gestellt (Scan-Archiv). Anschließend wird er über die ECM-Überwachung des NAS-Services und eine entsprechende Import-Dokumentdefinition in EASY for Dynamics 365 BC importiert. Das heißt, es wird ein neuer Eintrag zu dem Beleg in der Buchungsblattzeile im Abwarten-Buchungsblatt erstellt, damit der Beleg einem Vorgang zugeordnet werden kann.

• Inforegister "Allgemein" (Import-Dokumentdefinition)
• Inforegister "Zeilen" (Import-Dokumentdefinition)
• Inforegister "Importüberwachung ECM Repository/Bibliothek"
• Inforegister "Vorgang - Zuordnung"
• Inforegister "Buchung" (Import-Dokumentdefinition)

, wie die von externen Anwendungen im ECM-System abgelegten Dokumente in Microsoft Dynamics 365 Business Central importiert und mit der Dokumentdefinitionen, werden diese Dokumente Vorgängen oder Belegen zugeordnet.

Aktionen der ECM Import-Dokumentdefinitionen

* Diese Aktion ist nur auf der Kartenansicht verfügbar

** Diese Aktion ist nur auf der Listenansicht verfügbar