Von zentraler Bedeutung für EASY for Dynamics 365 BC sind die so genannten Dokumentdefinitionen. Durch sie wird festgelegt, wie der Export interner Belege in das Archiv und der Import der Daten externer Belege nach Microsoft Dynamics 365 Business Central stattfindet. Für jede Belegart sollte zweckmäßigerweise eine eigene Definition eingerichtet werden.

In den Dokumentdefinitionen wird festgelegt, aus welchen Microsoft Dynamics 365 Business Central-Tabellen und -Feldern beim Export Daten an die jeweiligen Metadatenfelder eines archivierten Dokuments in EASY Archive / Microsoft SharePoint übertragen werden.

Beim Import von Dokumenten aus dem Archiv in Microsoft Dynamics 365 Business Central legen die Dokumentdefinitionen außerdem fest, um welche Daten ein weitgehend informationsarmer gescannter Beleg aus Microsoft Dynamics 365 Business Central ergänzt wird, damit ihm die für die Speicherung / Archivierung notwendigen Indexinformationen zur Verfügung stehen.

Eine Dokumentdefinition gilt also in beide Richtungen; für den Im- und Export. Außerdem ist in der Dokumentdefinition die Ablage definiert, in die die zu archivierenden Dokumente abgelegt werden.

Ist das CRM-Modul für Microsoft Dynamics 365 Business Central installiert, können zudem automatisch Aktivitätenprotokollposten für jeden Ex- bzw. Import eines Belegs angelegt werden. Diese Funktionalität von EASY for Dynamics 365 BC wird ebenfalls über die Dokumentdefinitionen gesteuert. Da es sinnvoll ist, das Systemverhalten für jede Belegart individuell zu steuern, sollte für jede Belegart eine eigene Definition angelegt werden.